Finanční ředitel je pro firmu jedním z nejdůležitějších zaměstnanců, který po pracovní stránce dělá vše pro to, aby určité organizaci zajistil dostatek zdrojů pro hladké provádění jejích základních výkonných procesů a přispívá tak ke splnění podnikatelských cílů příslušné společnosti. Hledá rezervy v různých oblastech a potenciální příležitosti jak pro úsporu nákladů, tak pro zvýšení výnosů a zisku. Velkým pomocníkem při plnění těchto úkolů, bez něhož se dnes už neobejde žádná firma, je informační systém – buď v podobě účetního programu nebo tzv. ERP, které je pak určené pro větší organizace. Pojďme se nyní podívat jak právě informační systém může práci finančních manažerů, či finančního oddělení obecně, usnadnit.
Trvalý přehled o chodu firmy
Jedním ze základních cílů finančního útvaru je udržovat trvalý přehled o chodu celé firmy, což pro finančního manažera znamená mít k dispozici základní údaje typu nákladů, výnosů nebo cash-flow. Tyto agregované ukazatele jsou v praxi rozpadlé na mnohem větší detail, jako jsou náklady a výnosy (a jejich jednotlivé složky – kupříkladu tržby za zboží, za služby, provozní či finanční náklady, úroky, velikost daní a další) dle jednotlivých divizí, středisek, produktových skupin, realizovaných projektů/zakázek nebo kombinací těchto dimenzí. Cash-flow je zase důležité z hlediska odhadu předpokládaného vývoje, aby manažeři věděli jaké dodatečné finanční zdroje je potřeba zajistit nebo naopak bude možné investovat pro jejich patřičné zhodnocení. Dále je potřeba velmi dobře znát i další položky, jako je velikost jednotlivých složek aktiv a pasiv, např. hodnota skladových zásob, dlouhodobého majetku, pohledávek, závazků, vlastního jmění, dlouhodobých a krátkodobých cizích zdrojů atd.
Analýzy stavu a vývoje těchto ukazatelů mohou být iniciátorem změn ve firmě, jež pak pomohou v definování správných akcí, taktik a strategií v jednotlivých oblastech chodu podniku vedoucích k dlouhodobé úspěšnosti. Tyto veškeré podklady by ideálně měl poskytovat právě komplexní informační systém. Ten zajistí dvě důležité věci. Poněvadž pokrývá veškeré základní procesy organizace, je automaticky zajištěno, že nenastane rozpor mezi údaji v účetnictví a ostatními odděleními/agendami, jako jsou například sklady, majetek, výroba. Odsouhlasení věcných agend proti účetnictví na konci měsíce tak může probíhat jako rychlá kontrola rovnosti dvou zůstatků (v účetnictví a ve věcné agendě) jednoho informačního systému, který tuto shodu zajišťuje. Druhá související výhoda spočívá v tom, že jakmile je určitá skutečnost zaznamenána do systému, projeví se okamžitě ve všech relevantních částech ERP. Účtuji-li například bankovní výpis, jsou zároveň, kromě samotného bankovního výpisu, zaznamenány zápisy do hlavní knihy, položky bankovního konta snižující nebo zvyšující jeho zůstatek, a případně také snížení nebo splacení závazků a pohledávek. Ve firmě tak platí jediná pravda, a to ta, jež je zaznamenána a je zároveň kdykoli okamžitě, tzv. online dostupná v informačním systému.
Rychlá finanční analýza
Finanční, ale i jiní manažeři se tak při řízení jim podřízených procesů mohou plně spolehnout na údaje, jež jsou obsaženy v informačním systému a nemusí čekat např. až do chvíle, než se udělá měsíční uzávěrka. Zvyšuje se tak akceschopnost celé organizace a šetří čas, který by museli analytici vynaložit na získání potřebných ukazatelů. Souvisejícím problémem je způsob prezentace těchto údajů a ukazatelů koncovým uživatelům. K tomu buď poslouží nativní reporting ERP systému, možnost exportu dat do Microsoft Excel k dalšímu zpracování např. prostřednictvím seskupení dat, kontingenčních tabulek či grafického zobrazení nebo využití manažerského informačního systému. Moderní formou prezentace informací je využití tzv. scorecards, kdy si manažer definuje tabuli ukazatelů a předpokládaných intervalů, v kterém by se hodnoty každého ukazatele měly pohybovat. Pokud kritérium vybočí negativně z tohoto koridoru, je to na manažerské tabuli prezentováno např. prostřednictvím červeného semaforku a naopak pozitivní výchylka je označena zeleně. Zároveň je zajištěn rozpad jednotlivých ukazatelů na dílčí údaje, jež poté pomáhají v detailnější analýze. Společnost si tímto způsobem může vytvořit individuální systém finančních analýz, kde na manažerské tabuli bude seznam vrcholných ukazatelů, které se dále budou rozpadat do dalších podřízených indikátorů, jež budou pomáhat s analýzou příčin vývoje agregovaného ukazatele. Výše popsaný systém pochopitelně dramaticky zvyšuje produktivitu práce této skupiny zaměstnanců.
Automatizace účetních postupů
Dobrý informační systém však pomáhá i dalším zaměstnancům finančního oddělení. Řadu rutinních činností, jež dříve musely být vykonávány ručně, dnes nahradila automatizace. To umožňuje uvolnit část kapacity pracovníků pro činnosti, jež organizaci přinášejí vyšší přidanou hodnotu. Zkuste si např. představit, že oběh obchodních dokumentů (objednávek, faktur, dobropisů, dodacích listů atd.) je mezi vámi a vašimi partnery realizován prostřednictvím výměny elektronických dokumentů. Každý z těchto dokladů tak nemusí být do ERP pořizován ručně, ale prostřednictvím načtení/importu elektronického souboru. To dramaticky snižuje chybovost a zvyšuje výkonnost pracovníků, kteří pouze kontrolují výsledný systémem vytvořený doklad. Obdobným způsobem může být velkým pomocníkem např. načítání čárových kódů při inventarizaci majetku, možnost zasílání výstupů prostřednictvím portálu veřejné správy nebo automatizované zpracování konsolidace mezi společnostmi ve skupině.
Zcela automaticky se také připravuje sada účetních výkazů, které firma musí pravidelně vytvářet a odevzdávat – výkaz DPH, Rozvaha, Výkaz zisků a ztrát, Výkaz Cash Flow, Souhrnné hlášení a další. V ERP systému jsou obsaženy definice jak tyto přehledy mají být připraveny a jejich naplnění se pak realizuje spuštěním připravené funkce na základě v systému zaúčtovaných dat. Finální výstupy je možné mimo jiné realizovat do oficiálních šablon, takže výkaz lze následně přímo zaslat příslušné státní autoritě. Samotní uživatelé i zde plní opět pouze kontrolní funkci. Další oblastí, kde ERP plní svou nezastupitelnou roli, je správa bankovních kont, závazků a pohledávek. Tyto systémy dokážou vytvářet návrhy bankovních příkazů na základě splatnosti závazků a předejít tak situaci, kdy firma nezaplatí včas a bude penalizována. Umožňují dále zpracování bankovních výpisů formou jejich načtení do ERP systému, včetně následného spárování s příslušnými závazky a pohledávkami. Samotné závazky a pohledávky lze velmi jednoduše členit dle různých intervalů splatnosti, čímž společnost získá rychlý přehled o peněžních tocích z nich plynoucích. Z pohledávek po lhůtě splatnosti lze jednoduše vygenerovat upomínky a penále, a zvýšit tak šanci na jejich řádné zaplacení.
Návratnost investice do informačního systému
A kolik takový informační systém stojí? Nebo možná lepší otázka – jaká je návratnost investice do ERP? Z pohledu správného vyhodnocení investic jsou relevantní dodatečně vygenerované peněžní toky v porovnání se zaplacenými finančními náklady na toto řešení. Asi lze tušit, že správně změřit výnosy, jež jsou dodatečně generovány vlivem nasazení informačního systému, není vůbec jednoduché a je zejména nutné mít velmi dobře zmapován počáteční stav. Přesto se ukazuje, že právě investice do informačních technologií jsou jedny z nejvíce přínosných a některé projekty např. ukazují návratnost již během půl roku používání systému. Zvolte proto systém, který vaší firmě bude nejlépe vyhovovat, ulehčíte výrazně život svému finančnímu řediteli a vytvoříte ve své společnosti solidní potenciál pro dlouhodobý růst celé organizace.
Autor je produktový manažer divize podnikových řešení Microsoft Dynamics
