Jedním z takových pozitivních příkladů je tzv. technická novela zákona o DPH (více zde), která vstoupila v účinnost na začátku letošního roku a usnadňuje nahrazení papírových daňových dokladů elektronickými. Zvláště v kombinaci s novelou zákona o elektronickém podpisu, která vstoupila v účinnost o půl roku dřív (o ní se můžete dočíst zde).
Bylo by škoda, kdyby české podniky této možnosti nevyužily nebo začaly s doklady zacházet tak, že si tím přivodí problémy. A takové riziko tu taky je. V tisku – včetně seriózního ekonomického – se totiž znovu a znovu opakují nesmyslné informace, a to navzdory tomu, že ICT unie i Hospodářská komora vydaly důrazná varování. Není divu, že si jsou nejistí i někteří účetní, natož pak manažeři odpovědní za IT (elektronická fakturace i elektronické zpracování příchozích faktur zpravidla vyžaduje účast obou stran).
Proto využíváme této příležitosti, abychom uvedli na pravou míru nejčastější omyly a nepravdy, které se v souvislosti s novelou zákona o DPH objevily.
Jak je to s elektronickým podpisem?
V titulcích řady novinových článků najdete tvrzení, že k dokladům prý už nemusí být připojen elektronický podpis. Právě to je hlavním omylem, před kterým varují Hospodářská komora i ICT unie. Co tedy zákon přesně říká? U dokladu je zapotřebí zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu, a to po celou dobu jeho existence (§34, odstavec 1). Text zákona uvádí několik možností, jak tyto atributy zajistit, a jednou z těchto možností je připojení elektronického podpisu. Můžete si tedy vybrat i jinou zákonem nabízenou variantu, ale není možné přijatelné záležitost ignorovat.
Datová schránka
O datové schránce se v souvislosti s novými požadavky na daňové doklady téměř nemluví. Přitom pro firmu, kde se nepracuje s elektronickým podpisem, je to vůbec nejjednodušší způsob, jak zajistit již zmíněnou věrohodnost původu a neporušenost obsahu po celou dobu existence dokladu. Stačí, aby výstavce i příjemce faktury ukládali celé datové zprávy, tedy včetně „elektronické obálky“ opatřené podpisem informačního systému datových schránek a časovým razítkem. Zatímco podle předchozí úpravy bylo zapotřebí připojit elektronický podpis přímo k faktuře vkládané do datové schránky, nyní taková povinnost odpadla.
Auditní stopa
Čtenáři prestižního ekonomického tisku se mohou dočíst, že se tím myslí, že když máte fakturu za mrazák, může chtít kontrola vidět mrazák. Pochopitelně, že ho může chtít vidět. Ale s tím nesouvisí náležitosti daňové faktury. Pokud firma nepoužívá elektronický podpis ani datovou schránku, musí být schopna doložit jiným způsobem, co všechno se s fakturou dělo od chvíle vystavení do odeslání a archivace (na druhé straně pak od přijetí do organizace). K tomu může být využit informační systém třídy spisová služba, který registruje pohyb dokumentu po organizaci, nebo DMS či dokumentový server s obdobnými funkcemi.
Skenování papírových faktur – i mobilem
V tisku můžete najít i informaci, že elektronické faktury už nemusíte tisknout. To je pravda, nicméně vytištění faktury je nyní přípustné (navzdory převládající praxi počítala předchozí verze zákona pouze s možností, že elektronicky doručené faktury se uchovávají elektronicky).
Nyní zákon jednoznačně říká, že je možné převést doklad z listinné podoby do elektronické a naopak (§35, odstavec 1), převod je však zapotřebí uskutečnit tak, aby nebyla přerušena věrohodnost původu a neporušenost obsahu. V praxi to znamená, že sken faktury by měl obsahovat elektronický podpis osoby odpovědné za převodu a že by měl existovat záznam o provedení převodu. Obdobné pravidlo platí pro tištění elektronických faktur.
Čtenáři CFO Worldu vědí, že převod papírové faktury nebo účtenky do elektronické podoby je možné převést přímo v terénu, a to tak, že listinný doklad je vyfocen a k obrázku připojen elektronický podpis a časové razítko. Požadavek na zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu dokumentu je tak dodržen, a původní papír je možné roztrhat. (více zde)
Správná archivace faktur
To je další oblast, kolem které panují zmatky. Dokonce se najdou tací (zde), kdo tvrdí, že ke správné archivaci potřebujete stanovisko externího auditora. Ve skutečnosti zákon o elektronickém podpisu 227/2000Sb. (s odvoláním na nařízení Evropské komise) jasně a jednoznačně stanoví tzv. referenční formát dokumentu pro dlouhodobou archivaci. Pokud jsou vaše doklady v některém z formátů PAdES-LTV, CAdES-A nebo XAdES-A, budou je akceptovat úřady ve všech zemích EU, a to bez ohledu na další funkce nebo náležitosti vašeho archivu. Veškeré komplikované požadavky se týkají jen těch, kdo si vybrali jiný formát.
Jednoduchý návod, jak postupovat
Jaký je tedy správný postup a co požaduje zákon? Zjednodušeně jde o následující:
* k dokladu musí být připojen uznávaný elektronický podpis nebo elektronická značka (podpis organizace),
* pokud k dokladu není připojen podpis, musí být zaslán datovou schránkou,
* není-li k němu připojen elektronický podpis a ani nebyl zaslán datovou schránkou, musí být možné doložit tzv. auditní stopu (tedy historii dokumentu),
* doklady je možné skenovat, ale s připojením elektronického podpisu a časového razítka,
* doklady mohou být archivovány elektronicky, ale tak, aby bylo kdykoliv v budoucnu možné ověřit elektronický podpis; ideálně ve formátech, které zákon označuje za tzv. referenční formáty,
* od těchto požadavků jsou osvobozeny faktury ve formátu EDI,
Pokud vás tato problematika zajímá podrobněji, můžete si přečíst delší text zde.
Autor Jan Petr je výkonný ředitel společnosti Software602
