Zavedení ERP systému je nákladná záležitost, která může stát miliony dolarů (se započtením ceny licencí k softwaru, odměny konzultantů, nákladů na integraci, školení a aktualizace) a trvat několik měsíců nebo i let. A podle studie, kterou si nechala zpracovat společnost Panorama Consulting, každý pátý projekt zavedení ERP systému (21 %) končí nezdarem.
Jak tedy postupovat při výběru nebo implementaci ERP řešení, aby bylo riziko neúspěchu minimální? Přinášíme osm doporučení od odborníků na ERP, systémových integrátorů a projektových manažerů, kteří mají zkušenosti s úspěšnou implementací podnikových informačních systémů.
1. Zvolte ERP řešení, které nejlépe vyhovuje vašim obchodním potřebám (a požadavkům odvětví)
„Vzhledem k tomu, že jde o značnou investici času a peněz, sestavte si vyčerpávající seznam požadavků, do nějž přispějí všechny dotčené složky podniku,“ říká Sumanth Dama, technický ředitel systémového integrátora CuroGens.
„Definujte klíčové potřeby vašeho podniku,“ říká Evert Bos, architekt řešení ze společnosti Sikich. „Požadavky na systém by měly obsahovat nezbytné funkce a provozní vlastnosti a také strategické požadavky s ohledem na budoucí rozvoj podniku. Kvalitně sestavený seznam požadavků je předpokladem bezproblémového procesu implementace a povede k nižším celkovým nákladům na vlastnictví ERP systému.“
„Důkladně zvažte, jak se systém začlení do existující IT infrastruktury,“ říká Dama. „A ujistěte se, že zvolený ERP systém bude podporovat regulatorní povinnosti vašeho podniku – a zda nebudete muset vynaložit značnou částku na jeho přizpůsobení. Vybírejte nejen podle ceny nebo dodavatele.“
2. Věnujte pozornost celkovým nákladům na vlastnictví (TCO)
„Moje nejlepší rada pro podniky, které se rozhodují o ERP systému a pečlivě hlídají náklady, je, aby se zabývaly celkovými náklady na vlastnictví,“ říká David Valade, viceprezident pro provoz společnosti Alta Vista Technology. „Ano, software samotný stojí peníze, ale porovnáváte-li náklady na různá řešení, nezapomeňte na související hardware, poradenství při implementaci, interní zdroje pro údržbu softwaru a náklady na budoucí aktualizace. Setkal jsem se i s tím, že firma musela zdvojnásobit počet IT pracovníků kvůli udržování ERP systému, který zpočátku vypadal jako výhodná koupě.“
3. Dobře si prověřte dodavatele a integrační partnery
„Výběr správného dodavatele je důležitou součástí procesu,“ říká Dama. „Přesvědčte se, že je dodavatel schopný uskutečnit zakázku podle vašich specifikací a že dokáže vyčíslit celkové náklady na vlastnictví a návratnost investice, kterou můžete očekávat, a v jakém časovém horizontu,“ říká. „Podrobně proberte rozpočet a harmonogram realizace a požadujte reference od předchozích zákazníků. Zjistěte také, zda má patřičné zkušenosti z vašeho odvětví.“
„Pro úspěšnou implementaci ERP je nezbytné, aby poskytovatel znal vaše podnikání a software mu byl uzpůsobený,“ říká Paul Magel, prezident divize obchodních aplikací a technologického outsourcingu CGS. „Každé odvětví má své požadavky od terminologie po specifické funkce. Univerzální ERP bude mít mnoho mezer a bude vyžadovat přizpůsobení na míru,“ říká. „Nezáleží na tom, v jakém oboru podnikáte – zda vyrábíte boty nebo prodáváte elektroniku – ale vždy musí být dodavatel na váš obor odborník.“
4. Zapojte nejvyšší vedení podniku
„Jedním z klíčových indikátorů, jak bude implementace ERP probíhat, je podpora nejvyššího managementu,“ říká Kirk Heminger, marketingový manažer společnosti Penta Technologies. „Nejvyšší management se nemusí účastnit každého kroku implementačního procesu. Avšak jeho zapojení, podpora projektu jako prioritního, stanovení směru, vyčlenění zdrojů a usnadnění komunikace mohou být nejdůležitějšími faktory, jež přispějí k úspěchu každé implementace.“
„Je nezbytné, aby tým pověřený výběrem ERP systému spolupracoval s nejvyšším managementem společnosti nebo jedním jeho členem, který projekt zaštítí a bude jej interně propagovat, usnadňovat schvalování a odstraňovat interní bariéry,“ říká Rick Hymer, viceprezident pro balíková řešení Capgemini.
5. Sestavte si „cestovní mapu“
Cestovní mapa nejen zajistí hladký průběh procesu, ale ukáže také vlastníkům rozpočtu, kdy bude implementace zahájena, jaké budou náklady a kdy bude možné očekávat přínosy,“ říká Ramesh Iyanswamy, vedoucí týmu SAP HANA ve společnosti Tata Consultancy Services. „Cestovní mapy pomáhají řídit rozsáhlé, komplikované transformace technologií a podnikových procesů po jednoznačně definovaných fázích a pomáhají lépe plánovat náklady. Doporučil bych naplánovat implementaci po kratších fázích a rozložit náklady do více let.“
„Je nezbytné jednoznačně popsat dopad implementace ERP systému,“ říká Bos. „Sestavte přehled funkčních oblastí podniku, kterých se ERP systém dotkne a kterých se nedotkne. U dotčených částí podniku podrobně popište funkce ERP, jež se jich budou týkat, a očekávaná zlepšení,“ navrhuje Bos. „Jakmile bude toto hotovo, je důležité udržet pod kontrolou rozsah projektu. Změny rozsahu ERP systému by měly vyžadovat složitý proces.“ Hymer k tomu dodává: „Sestavení podrobné cestovní mapy, která popíše kroky, jež musí podnik učinit před přechodem na nový systém, pomůže podchytit potenciální překážky a zjistit možnosti jejich odstranění z cesty.“
6. Sestavte funkčně smíšený tým, který bude dohlížet na implementaci
Pro hladký průběh procesu implementace by měl podnik sestavit implementační tým z pracovníků z různých oddělení. „Členy takového týmu by měli být pracovníci z různých funkčních oblastí, např. účetnictví, provozu, IT, mzdového účetnictví, lidských zdrojů, zásobování, servisu a skladu,“ říká Heminger. „Tým musí mít rozhodovací pravomoci a jasně stanoveno, komu postoupit rozhodování o záležitostech, které jsou mimo jeho kompetenci.“
„Sestavením funkčně smíšeného týmu může podnik nejen zvýšit pravděpodobnost, že budou pokryty potřeby všech jeho částí, ale také získat širokou podporu, která zásadně přispěje k celkovému úspěchu projektu,“ říká Christine Hansenová, manažerka marketingu společnosti Epicor Software. „Všechny takové smíšené týmy by měly zahrnovat klíčové funkce podniku, jako jsou projektové řízení, IT a nejvyšší management.“
7. Zavádějte ERP po jednotlivých modulech (nikoli vše současně)
„Zaveďte například nejprve účetní aplikace, jako jsou hlavní kniha, závazky a pohledávky,“ říká Allan Alutalu, projektový manažer společnosti Fujitsu Consulting. „Jakmile jsou tyto moduly v provozu, zavádějte postupně další – HR, mzdové účetnictví atd. Následně implementujte satelitní moduly a další nadstavby. Mnoho podniků implementaci ERP nezvládlo kvůli překotné snaze vše zprovoznit a převést všechny systémy do ERP naráz. Samy se přesvědčily, že to byla zásadní a velmi drahá chyba.“
8. Nešetřete na školení
„Nejdůležitějším faktorem při zavádění ERP jsou lidé,“ říká Curtis Thornhill, generální ředitel společnosti Apt Marketing Solutions. „Sestavte ucelený plán školení všech dotčených. Zajistěte, aby implementátoři byli k dispozici po dobu prvních šesti týdnů od spuštění a mohli poskytovat podporu koncovým uživatelům, vyřizovat změnové požadavky a řešit případné nedostatky. Použitelná podpora je nejdůležitějším faktorem pro úspěšný rozběh nového ERP systému.“
„Řádně investujte do školení,“ říká Hansen. „To je další klíčový prvek úspěšné implementace ERP systému a nesmí být přehlížen. Pokud nejsou zaměstnanci dostatečně školení, často se jim nedaří plně využít možností nástrojů, které mají k dispozici. Důsledkem toho mohou být frustrace, rezignace na využití nového systému a útěk k manuálním postupům, které budou zdržovat procesy, zatěžovat zdroje a povedou k vytváření izolovaných ostrůvků informací,“ vysvětluje. Je proto důležité vytvořit „program školení, který bude uzpůsobený každé roli v podniku a bude mít definované konkrétní cíle a výsledky“.
