Podniky často tráví mnoho času interními diskuzemi o tom, zda přejít na nejnovější verzi systému ERP, kdy mnozí netuší, jak poznat, zda k tomu nazrál čas.
Mnohdy panuje skepse ohledně výhodnosti náročného přechodu na novější systém, avšak komplikace a náklady jsou často zanedbatelné v porovnání s ekonomickým užitkem a úsporami, které nejnovější verze ERP systémů přináší.
Abychom úvahy o vhodnosti modernizace ERP systému usnadnili, sestavili jsme seznam důležitých znamení, která ukazují, že současný systém váš podnik brzdí.
1. Nepodporuje mobilitu
Trend práce na dálku a na cestě obecně sílí. ERP systém by měl tento posun reflektovat a umožňovat přístup k některým funkcím z mobilních zařízení odkudkoli.
Mobilní aplikace zatím sice nenabízejí stejnou šíři funkcí a možností jako stolní, ale aplikace jako Unit4 Travel and Expenses, která umožňuje do systému zaznamenávat výdaje na cestách, jsou dobrým příkladem toho, jak mohou mobilní technologie přispět k vyšší efektivitě práce s ERP systémem i lepší kontrole nad rozpočtem.
Tím, že pracovník může do systému zadávat cestovní výdaje ihned a využít k tomu například čas strávený na cestě, odpadá tradiční nezáživné a časově náročné zpracovávání účtenek na konci měsíce.
2. Postrádá standardní funkce
Funkce, které byly v době, kdy jste si pořizovali ERP systém, považovány za zbytné nebo za luxus, se pravděpodobně staly standardní součástí moderních systémů.
Nezáleží na tom, zda jde o systémové funkce, např. integrovanou analýzu/BI nebo funkce specifické pro vaše odvětví. Nemožnost využívat moderní technologie vystavuje váš podnik riziku zaostávání za konkurenty, kteří takové funkce mají k dispozici.
Ideálně byste měli usilovat o maximální užitek nejen ze standardních funkcí, ale i nových špičkových technologií, které vám pomohou získat konkurenční výhodu.
3. Není podporován dodavatelem
Každý dodavatel softwaru podporuje své starší produkty jen po určitou dobu a raději věnuje prostředky na opravy a aktualizace jedné nebo dvou nejčerstvějších verzí a na vývoj varianty nové. Což je zcela pochopitelné.
Provozujete-li nepodporovaný a zastaralý ERP systém, může vás to svádět zůstat u něj, dokud nepřestane zcela vyhovovat.
Tím sice můžete ušetřit – byť jen krátkodobě –, ale dlouhé vyčkávání s upgradem ERP systému znamená, že přeskočíte řadu verzí a budete muset řešit zásadní modernizační projekt. Své uživatele přitom nejspíš postavíte před nové uživatelské rozhraní, s nímž se budou muset seznamovat, a řadu nových funkcí, s nimiž se budou muset naučit pracovat. Celý přechod bude ve výsledku velmi pravděpodobně zdlouhavý a nákladný.
4. Lze jen obtížně integrovat
Zajištění hladké spolupráce podnikových informačních systémů je jedním z klíčových faktorů ovlivňujících míru efektivity, jaké dokáže podnik dosáhnout u svých systémových procesů.
Užívání ERP systému, který je obtížně integrovatelný a neumožňuje automatické přesouvání dat do dalších systémů (CRM apod.), může výrazně snížit efektivitu a zvýšit manuální pracnost.
Moderní ERP systémy bývají otevřenější integraci a usnadňují vývojářům bezproblémové propojení s jinými podnikovými systémy.
5. Nevyhovuje předpisům
Jak jsme již zmínili, výrobci systémů přirozeně s vydáváním nových verzí přestávají aktivně podporovat ty staré. To znamená, že neposkytují aktualizace zohledňující nové legislativní předpisy a hrozí, že podnik nebude schopen dostát svým zákonným povinnostem.
Jedním z nejvýraznějších a nanejvýš aktuálních příkladů, jak taková legislativní změna vyvolává nutnost úprav ERP softwaru, je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) – nový evropský předpis upravující nakládání s osobními údaji a související práva každého jednotlivce.
Dodavatelé ERP systémů samozřejmě upravují svůj software, tak aby svým zákazníkům pomohli dodržet zákonné povinnosti, ale spíše budou vydávat aktualizace pouze pro novější verze. Uživatelům starších typů hrozí, že budou muset potřebná opatření nákladně zavádět jiným způsobem.
Nedodržet nový předpis se rozhodně nevyplatí – za porušení povinností podle GDPR hrozí finanční postih ve výši až 20 milionů eur nebo 4 % ročního celosvětového obratu podle toho, která částka je vyšší. Zajištění souladu si může vyžádat značné investice a komplikovaný proces. Podstatně zjednodušit a zlevnit řešení situace by mohl právě aktuální systém ERP.
Autor pracuje jako nezávislý ERP konzultant.
