Mnoho firem stále prochází procesem digitalizace a zaváděním nových informačních systémů. Často jde o systémy typu ERP (Enterprise Resource Planning), které mohou podporovat všechny klíčové činnosti a procesy, včetně výroby, skladového hospodářství, plánování, nákupu, (online) prodeje, řízení financí, personalistiky nebo třeba daňové agendy. Podle posledního výzkumu Českého statistického úřadu o využívání informačních a komunikačních technologií v podnikatelském sektoru v České republice byly v evropském srovnání v oblasti používání ERP systému tuzemské podniky v roce 2023 hluboko pod průměrem zemí EU. ERP systémy využívalo v ČR pouze 29 % všech tázaných podniků, přičemž průměr v EU je 43 %. Tato situace je mimo jiné zapříčiněna i tím, že zavedení ERP systému je časově i procesně náročný proces. Přísliby zavedení ERP jsou veliké, ale nemohou být realizovány pouhým zavedením nového softwarového řešení a urychlené zavedení ERP nedává příliš smysl. Tomu odpovídá dřívější studie Centra pro výzkum informačních systémů, podle níž zvládne implementaci ERP systému pouze 10 % firem tak, aby pro ně měl skutečnou přidanou hodnotu.
Úspěch projektu vyžaduje volbu správného dodavatele a širokou spolupráci během implementace nového systému na straně firmy. Ani pak ale práce nekončí – ERP potřebuje koncepční rozvoj a neustálé přizpůsobování aktuálním požadavkům firmy i trhu, na kterém působí. „Nasadit ERP systém a pak se o něj nestarat? To je jako koupit auto a nechat ho stát v garáži,“ konstatuje Roman Vinš, ředitel ERP systému Byznys ve společnosti Seyfor.
ERP začíná i končí u lidí
Implementace ERP systému není ani zdaleka omezena na samotnou instalaci softwaru. Nestačí se zaměřit jen na rozsah funkcí jednotlivých řešení, náročnost jejich implementace a cenu. Úvodní fáze začíná daleko před samotným zaváděním systému a je zaměřena na důkladnou analýzu. Zde je zcela klíčové zapojení zaměstnanců. Nezastupitelnou roli totiž hraje pečlivě sestavený interní tým, který zná dobře firemní procesy (nebo si je dokáže podrobně nastudovat), a také jeho velmi úzká spolupráce s týmem konzultantů dodavatele ERP systému. To je třeba brát v úvahu na úplném začátku, a sice při výběru dodavatele. Je to o tom, aby si lidé v obou týmech rozuměli a dokázali se vzájemně respektovat. Analýza odhalí hlavní procesy a činnosti, které může nový ERP systém optimalizovat, usnadnit nebo dokonce plně automatizovat. „Znát vlastní firemní procesy a věnovat čas tomu, abyste je popsali konzultantům ERP systému – právě na tom stojí a padá úspěšná implementace. Jestli se vyplatí některou z fází obzvlášť nepodcenit, tak právě analýzu, která je nejrizikovějším bodem celého projektu,“ vysvětluje Zbyněk Stach, konzultant ERP systému Byznys.
Konzultanti ERP systému přímo ve firmě zjišťují, jak probíhají jednotlivé procesy. Sbírají informace u klíčových uživatelů na vedoucích pozicích i u zaměstnanců v provozu, protože potřebují pochopit, jak firma funguje. Výsledkem je analýza, která poté slouží jako jízdní řád pro všechny následující fáze projektu.
Internímu týmu by společnost měla uvolnit na koordinaci projektu s dodavatelem dostatečnou časovou kapacitu i všechny potřebné zdroje. Je nutné počítat s velkou časovou investicí – rozsahem obvykle až dvojnásobnou ve srovnání s časem, který projektu věnuje dodavatel.
„Čas investovaný do implementace ERP systému se bohatě vrátí. Hlavně v přínosech ERP systému při každodenním fungování firmy. Ovšem pouze za podmínky, že bude nasazení ERP systému provedeno jako opravdu promyšlený, strategický krok. Firma by neměla sama sebe tlačit k šibeničnímu termínu spuštění systému, ale nechat si implementaci na nejklidnější období v roce,“ dodává Roman Vinš.
ERP není konkurent, ale nástroj a pomocník
Výzkum Českého statistického úřadu za rok 2023 zjistil, že ERP systémy používá pouze 29 % českých podniků. Průměr v rámci EU je přitom 43 % a Česko je v tomto ohledu pátou nejhorší zemí z evropské sedmadvacítky. „Vedle obav z náročné (a nákladné) implementace je jedním z důvodů tohoto zaostávání českých firem za zbytkem Evropy také zažitá představa, že digitalizace a zavádění informačních systémů vezme lidem práci. Je to rozšířený mýtus, který ale vůbec neodpovídá realitě. Ve skutečnosti funkce ERP systému řeší především úkoly, které zaměstnanci buďto nestíhají nebo ani dělat nechtějí,“ říká Vinš.
Automatizace procesů pomocí ERP zpravidla řeší rutinní úkoly, které dříve zdržovaly zaměstnance od důležitějších činností – ať už jde o různé přepisování údajů, kontroly správnosti, vyhledávání dat a mnoho dalšího. Navíc ERP systém nemůže fungovat „sám o sobě“ – vždy slouží lidem, kteří s ním pracují. Zefektivnění procesů a úspora práce, kterou ERP systémy přinášejí, se obvykle začne projevovat nejdříve po dvou až třech měsících po implementaci.
Proto by zaměstnanci měli být o zavádění ERP systému informováni už od samého počátku a také se do něj maximálně zapojit. Měli by vědět, jaké úkoly za ně ERP zastane a kolik jim ušetří práce. Nezbytný je také proces adopce nového systému, tedy nejen úvodní zaškolení v práci s novými nástroji, ale také průběžné informování o možnostech zefektivnění práce a nových funkcích informačního systému.
Implementace je ale vlastně jen začátek
Zavedením nového ERP systému je zlomový okamžik, od kterého začíná jeho další rozvoj. Žádná firma by neměla zůstat stát na místě a její klíčový informační systém ji musí v dalším rozvoji podporovat. Ať už jde o akvizici nových zákazníků, zvyšování objemu výroby či obratu z obchodování nebo třeba pronikání na nové trhy.
Poroto je velmi důležité zvolit si hned na začátku dodavatele, který bude pro firmu skutečným partnerem. Bude dlouhodobě sledovat její podnikání a dokáže rychle reagovat na změny a aktuální potřeby. Zastaralý ERP systém totiž přestává být zdrojem přidané hodnoty a konkurenční výhodou, ale stává se jen přítěží, která brání firmě v dalším rozvoji.
„Každá firma, která používá ERP systém Byznys má svého stálého konzultanta, který je s ní od začátku a dobře zná její podnikání. Vyslechne požadavky a potřeby zákazníka, doporučí ideální cestu a také zajistí její realizaci. Konzultanti představují spojovací článek mezi technologií a rozvojem firmy, protože nasazení ERP systému je pro nás i začátkem dlouhodobé spolupráce,“ uzavírá Roman Vinš, ředitel ERP systému Byznys.
