„Ze zkušeností s našimi frekventanty víme, že zásady time-managementu jsou dobře známá a mnohokrát opakovaná záležitost, jejich uplatnění v praxi už tak jednoduché není,“ říká Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas. „Jejich dogmatické uplatňování totiž může být dokonce až kontraproduktivní.“
Top 3 doporučení efektivního time-managementu
1. Stanovte si cíle a priority
Stanovení reálných cílů je důležité jak z hlediska plánování času, tak motivace. Pokud vedeme kolektiv lidí, měli bychom se ujistit, že cíle jsou zřejmé i jim a vědí, k čemu směřovat. „Od účastníků našich kurzů často slýcháváme, že je nemožné jejich podřízené přimět k lepšímu výkonu. Často ale dojdeme k tomu, že lidé pracují na úkolech, jejichž význam jim není zřejmý nebo s ním ne zcela souhlasí – proto mají tendenci tuto činnost odkládat a její dokončení jim trvá neúměrně dlouho. Pokud se tak děje často, ztrácejí motivaci vůbec.“
Mluvíme-li o stanovení cílů na osobní bázi, je dobré nenosit je pouze v hlavě, ale formulovat písemně – ať už prostě v bodech, nebo aplikovat „projektový“ přístup a pomoci si například myšlenkovou mapou nebo Ganttovým diagramem. Pak je snazší rozlišovat mezi tím, co je opravdu důležité, a co počká. Cíle je třeba formulovat konkrétně a určit si i termín, kdy by jich mělo být dosaženo.
2. Plánujte – ale s mírou
Krátkodobé cíle potřebujeme k tomu, abychom věděli, co budeme dělat dnes nebo tento týden. Dlouhodobé cíle jsou dobré k tomu, abychom dali svým krátkodobým cílům význam a udrželi správný směr. Velmi důležité je znát svůj biorytmus – svou výkonnostní křivku – a zohlednit to, že v nejvýkonnější fázi každý udělá obtížné úkoly rychleji a efektivněji, než ve fázích útlumových.
„Právě plánování se může stát malou pastí – je v pořádku určit si, co daný den potřebujeme udělat a stihnout, absolvování vytyčených bodů se ale pro nás nesmí stát tím nejdůležitějším,“ říká Jan Dvořák. „Musíme mít vždy na paměti, čeho chceme dosáhnout. Zde bych připomněl ještě jednu „stálici“ time-managementu, a to Parretovo pravidlo: 80 % výsledku totiž přináší pouhých 20 % naší činnosti. Takže plánujme, ale s výhledem na konečný výsledek, nikoli dogmatické plnění plánu.“
3. Nenechte se okrást zloději času
Průzkumy ukazují, že v klasické podnikové sféře lidé tráví jen 45 % času na svých hlavních úkolech. Téměř 15 % času jim vyplní e-mailová komunikace, dalších zhruba 15 % stráví na užitečných i méně užitečných poradách, 8 % připadá na rušivé vlivy z okolí i od kolegů. A to už vůbec nezohledňujeme soukromé telefonáty, brouzdání po sociálních a jiných sítích, atp.
„Z uvedeného vyplývá, že k zefektivnění činnosti firmy vede i to, že se lidé naučí účelně využívat mail a systematicky řešit své úkoly,“ říká Jan Dvořák. „Řadu lidí ještě stále brzdí špatná znalost práce na počítači nebo nízké povědomí o pomocnících, které jim mohou ušetřit čas – ať už jde o využívání nástrojů pro spolupráci ve skupině, plánování projektů, sdílení dokumentů, nebo jen prostá mobilní řešení pro vzdálený přístup. Takže pokud firma účelně investuje do vzdělávání svých zaměstnanců, tyto výdaje se jim často velmi brzy vrátí.“
Zdroj: Počítačová škola Gopas
