Jak na to? Jednoduše. Stačí dodržovat několik pravidel a výsledek se dostaví dříve, než byste čekali.
1. Dělejte věci jednoduše
Taky to znáte? Přijde vám něco e-mailem nebo datovkou. Ve firmě se to vytiskne, předá k vyřízení. Pak se to zase naklepe do počítače, aby se to mohlo elektronicky odeslat. Tohle je nejméně efektivní postup, měnit jeden formát na druhý, a to často i vícekrát. Dříve bylo vše na papíře a jen výjimečně elektronicky. Tehdy mělo smysl těch pár elektronických dokladů zpracovat papírovým procesem. Teď se však karta obrací, a je tedy jednodušší papírové dokumenty naskenovat a řešit je procesem elektronickým. Navíc velké množství dokumentů dnes již vzniká na počítači, takže je zbytečné je vůbec tisknout a pracovat s papírem.
2. Řešte elektronické agendy kdekoliv
Elektronické agendy lze řešit prakticky kdykoliv. Nemusíte zrovna sedět za pracovním stolem před štosem nevyřízených papírů. Pokud máte tablet, smartphone nebo přenosný počítač, můžete dovolenky, objednávky nebo faktury schvalovat třeba v čekárně u doktora. Jak se vyjádřil jeden uživatel: „Je mi úplne jedno, ako to máte urobené, chcem tie objednávky a dovolenky schvaľovať na svojom smartphonu, keď stojím v kolóne na tej vašej … D1.“ Nebo než vám přinesou oběd ve vaší oblíbené restauraci. Místo si už můžete vybrat sami.
3. Schvalujte, když se to hodí vám
Administrativní věci ubírají čas na kreativní práci. Jsou však prostoje, které se dají na tuto ubíjející práci využít. Znáte to, když čekáte, až někdo dorazí na schůzku anebo když třeba sledujete nudnou přednášku nebo nedejbože zabíjíte čas na nesmyslné poradě. To jsou nejlepší chvíle na vyřizování administrativy.
4. Používejte mobil, tablet nebo notebook místo papírů
Pokud se zeptáte manažerů třeba na nějaké konferenci, větší počet jich má smartphone nežli obyčejnou modrou propisovačku. A i obyčejný smartphone je vhodný pro jakékoli procesy. Dovolenku lze vytvořit na smartphonu, který na internetu pořídíte za 1 500 Kč, a schvalovat ho pak na nejnovějším iPhone od Applu. Stejně dobře lze použít deset let staré PC nebo superdrahý MacBook Pro.
5. Ušetřete desítky minut na běžných procesech
Nízká produktivita práce je mnohdy způsobena složitě nastavenými procesy uvnitř firmy a jejich neefektivním zvládnutím. Firmy většinou nevyužívají moderní nástroje, které nabízí dnešní IT vybavení dostupné v každé firmě. A aniž si to uvědomují, přicházejí tím o spoustu času a peněz. Jednoduchým příkladem je schvalování dovolených, bohužel stále běžný papírový proces v každé firmě. Tento proces od zahájení (vypsání žádosti zaměstnancem), kontroly, předání nadřízenému, schválení/zamítnutí a předání zpět zabere průměrně 38 minut pracovního času všech zúčastněných. Použitím vhodného nástroje lze tuto dobu zkrátit až na osm minut. Celý proces navíc probíhá v elektronické formě, čímž dochází k další úspoře finančních prostředků.
6. Mějte přehled o schvalování
Pokud máte trochu složitější schvalovací kolečko, tak se papír občas někam zatoulá a těžko se hledá. U elektronického procesu vidíte celou cestu procesu a lehce zjistíte, kde, respektive u koho zůstal k vyřízení. Každý účastník procesu jednoduše a rychle vidí, v jaké fázi se proces právě nachází. To s papírovými dokumenty nikdy nedokážete.
7. Automatizujte libovolné procesy
Schvalování objednávek je staré skoro jako lidstvo samo. Ale existuje spousta nových procesů, které lze automatizovat a pomocí mobilních zařízení dovést na úplně novou úroveň. Systémy GPS, skenování dokumentů, práce s QR kódy a řada dalších funkcí se dají využít při nastavování nových procesů. Stačí se jen rozhodnout.
8. Schvalujte podle rolí, skupin nebo organizační struktury
Při vytváření nových procesů se vychází z organizační struktury, tedy lze nastavit, že nadřízený schvaluje podřízenému. Rovněž lze využít různé role v rámci celého procesu podle potřeb firmy. Také existují skupiny uživatelů, třeba oddělení fakturace, kde dokument zpracuje kdokoliv z dané skupiny.
Veškeré schvalovací procesy mohou probíhat podmíněně. Pokud například cena překročí definovanou částku, může se schvalovací proces rozšířit o dalšího zodpovědného pracovníka.
9. Využívejte zastupitelnost
Onemocněl jste nebo jste musel narychlo odjet do zahraničí? Elektronické systémy snadno vyřeší zastupitelnost. Stačí jednoduše přenastavit proces, určit nové schvalovací role a vše automaticky běží, jak má. Proces se vaší nepřítomností nezastavil, probíhá dál a nedochází k žádným prodlevám ani zmatkům.
10. Sdílejte výsledky procesu
Data v elektronické podobě lze sdílet s jinými systémy. Dovolenky lze předat do mzdového systému, schválené objednávky automaticky odeslat a schválené faktury dát do účetního systému. Všechny procesy jsou archivovány, a pokud budete chtít, každá fáze procesu může být podepsána elektronickým podpisem. Pro efektivní nasazení ve firmách je vhodná Advanced Certification Authority, která je určena pro zajištění důvěry v rámci organizace a je součástí řešení www.602.cz/sofa. V rámci této služby je možné si vytvořit vlastní interní certifikační autority, kdy certifikáty schvaluje anebo ruší osoba pověřená v rámci firmy, zpravidla HR ředitel nebo ředitel pobočky.
Jak tedy začít nový rok bez papírů? Jednoduše. A můžete si vybrat. Buď využijete cloudovou aplikaci Sofa, kterou lze snadno nasadit od 1. 1. 2017. Více o Sofě najdete na www.602.cz/sofa, kde si také můžete vybrat z několika variant služby. Nebo využijte robustní serverovou aplikaci. Ta se hodí třeba pro velké finanční instituce. O té se dozvíte více na www.602.cz nebo na telefonním čísle 725 635 315.
