Výstižně celou výše nastíněnou situaci popsal publicista Patrick Zandl, který ve svém blogu ze své osobní zkušenosti napsal: „Včera jsem uklízel na svém stole, nebyl pod vrstvou papírů už vidět. Všechno to byly takové ty papíry “Výpis z účtu penzijního připojištění” nebo “Zůstatek na vašem účtu” – hromada papírů, které ze zvyku zakládám do obrovské skříně, dnes už plné. Otázka je, co s nimi. Nedávno jsem si říkal, že bych třeba mohl vyhodit papíry od bytu, který jsem před čtyřmi lety prodal, jenže týden na to přišel líbesbríf od finančáku, že je nějaký nedoplatek na dani z nemovitosti a jak jsem byl rád, že jsem je měl a jak jsem vše rád dvě hodinky hledal…“
Hýbou se ledy
Jednou z cest, jak papírování aspoň částečně, ale bezesporu efektivně omezit, je elektronická fakturace. Fakturu můžeme na tiskárně vytisknout a poslat za příslušné poštovné poštou, ale lze jí také odeslat elektronicky. To lze uskutečnit různými způsoby, které jsou však nyní – zvláště u podniků a institucí – přesně stanoveny. Zjednodušeně lze říci, že daňové doklady jsou zasílány e-mailem v běžném formátu PDF a v XML formátu ve standardu ISDOC. Tato moderní forma komunikace se opírá o platné zákony České republiky – konkrétně o Zákon o elektronickém podpisu 227/2000 Sb., novelizovaný zákonem č. 440/2004 Sb. Elektronická fakturace ve formátu ISDOC je formátem elektronické fakturace užívaným pro Českou republiku, k jehož podpoře ve svých produktech se zavázalo čtrnáct nejvýznamnějších autorů informačních systémů v ČR a další společnosti se k podpoře přidávají.
V této souvislosti je třeba uvést i další pojem – elektronickou výměnu dat (Electronic Data Interchange, ve zkratce EDI), která v obchodním styku představuje výměnu strukturovaných datových zpráv mezi počítačovými aplikacemi. Cílem EDI komunikace je usnadnění přenosu a zpracování dokladů mezi obchodními partnery. Dokumenty EDI obsahují stejná data, která obsahuje papírová forma dokumentu používaného pro stejný účel. Pod pojmem EDI se ustálila elektronická výměna dat pomocí určitých nadnárodních standardů, které se ale neustále doplňují, rozšiřují a přizpůsobují aktuálním požadavkům.
A výhody? Ty lze shrnout do těchto hlavních bodů:
* snadná manipulace s doklady v elektronické podobě,
* elektronická archivace podepsaných souborů PDF a XML,
* úspora místa na archivaci,
* přehlednost,
* možnost okamžitého dohledání daňových dokladů,
* časová a finanční úspora,
* zvýšená bezpečnost – zajištění dokladů elektronickým podpisem,
* plně v souladu se zákony ČR,
* výrazné šetření životního prostředí
* přímý import do informačního systému.
Zásadní axiom
Proč v době elektronické komunikace vynakládat zdroje na to, aby zákazníci dostávali platební doklady ve formě papírů v obálkách? Je třeba jen splnit podmínky pro připojení elektronického podpisu. Fakturu je možné posílat datovou schránkou, e-mailem nebo jiným elektronickým kanálem. Podstatná je schopnost sjednotit všechny kanály tak, aby byly pokryty jednotným procesem, aby výsledné uspořádání bylo co nejúspornější a aby každý zákazník dostával fakturu v té podobě, jakou požaduje. Různá konkrétní nasazení jsou modelována na míru organizaci tak, aby odpovídala stávajícím zvyklostem a procesům. Výsledná řešení mohou mít nejrůznější podobu – od prostého posílání PDF souborů s elektronickým podpisem (a případně i časovým razítkem) až po komplexní systém, který pokrývá i archiv, vyhledávání, kompletaci fakturačních podkladů či vytváření výkazů.
Nikdy zpátky k papíru
Možnými variantami řešení se 10. října v pražském sídle společnosti Asseco Solutions věnoval odborný seminář s názvem Elektronická výměna dat. Zástupci společnosti EDITEL CZ zde společně se zástupci Asseco Solutions informovali jeho účastníky o možnostech optimalizace výměny obchodních informací a faktur elektronickou cestou mezi obchodními partnery různých velikostí a z různých odvětví. Společnost EDITEL se sídlem ve Vídni a s dceřinými společnostmi v ČR, na Slovensku, v Maďarsku a nově i v Turecku, která je předním poskytovatelem služeb v oblasti elektronické výměny dokumentů (EDI) ve střední a východní Evropě, se specializuje na optimalizaci informační logistiky a automatizaci B2B procesů národních a mezinárodních podniků. Skupina EDITEL zaměstnává více než 60 zaměstnanců a má zastoupení prostřednictvím sítě franchisových partnerů v osmnácti zemích střední a východní Evropy.
Viktor Petráš, obchodní a marketingový ředitel této společnosti, ve svém vystoupení uvedl, že elektronická fakturace je u nás obecně akceptována současnou legislativou od roku 2002 a podobně je tomu i na Slovensku. Masivnější expanze bezpapírové EDI-fakturace se v ČR datuje zhruba od téhož roku, kdy byl tehdy aktivní hybnou silou obchodní řetězec Makro CZ. Od té doby se stejnou cestou vydaly prakticky všechny obchodní řetězce. V současné době – pokud jde o tuto obchodní oblast – kompletně nasadily EDI fakturační procesy také obchodní řetězce Coop, Globus, Ahold, Lukoil a Norma. V přípravné fázi jsou řetězce Spar a Tesco. EDI faktury s elektronickým podpisem dále přijímají BILLA, OBI a dm drogerie markt.
Elektronická fakturace v informačním systému Helios Orange
Konkrétní čísla uvedla ve svém vystoupení na semináři Iva Mottlová ze společnosti Asseco Solutions. Poštovné v nákladech na odeslání jedné klasické papírové faktury činí přibližně 10 Kč. V přepočtu na počet deseti takto odeslaných dokumentů se jedná o vynaložené náklady denně ve výši 100 Kč. To nevypadá nijak významně, ale v přepočtu na roční náklady už se jedná o částku 20 tisíc Kč. A čísla eskalují při větším počtu odeslaných papírových faktur: Při padesáti fakturách denně se již jedná o částku 100 tisíc Kč ročně, při stovce faktur o 200 tisíc Kč a při 200 kusech dokonce již o náklady ve výši 400 tisíc korun. Naopak při 17 % vydaných elektronických faktur činí úspora – podle vlastních statistik firmy – celkem 40 800 Kč. Jistě podnět k zamyšlení.
