Důvodů, proč by se měla firma směle pustit do výběru a implementace systému na správu, řízení oběhu a archivaci dokumentů, najdeme celou řadu. DMS (Document Management System) řešení nebo obecně ECM (Enterprise Content Management) systémy představují pro firmy obrovský skok v efektivitě a rychlosti práce s dokumenty, úsporu pracovní síly, podstatně lepší zabezpečení informací a třeba i možnost vytěžení a využití dat z papírových dokumentů.
Zavádění nového systému na správu dokumentů ale obnáší řadu důležitých kroků a nezřídka se stane, že se implementace neuskuteční ani zdaleka podle plánu a očekávání (především finančního) zadavatele, respektive se nedostaví předpokládané výsledky. Nezávislí konzultanti, kteří se zaváděním ECM dlouhodobě zabývají, uvádějí, že přibližně polovina implementací skončí vyloženým neúspěchem. Ze zbývající poloviny „úspěšných“ projektů zavádění ECM pak očekávání v podobě reálných přínosů pro firmy naplní opět jen asi polovina. Za skutečně zdařilé lze tedy označit jen čtvrtinu implementací ECM.
Selhání projektů implementace ECM jsou v zásadě trojího druhu. Často dochází především k tomu, že nové procesy a nástroje nejsou zaměstnanci přijaty a využívány v takové míře, jak bylo očekáváno. Dalším problémem je nedodržení časového plánu implementace, což vede k vyšším nákladům a dalším problémům. Třetím celkem předvídatelným důvodem selhání ECM projektu je překročení stanoveného rozpočtu projektu. Jak se těmto problémům vyhnout? A vyplatí se podstupovat riziko zavádění ECM?
Úspěšná adopce nového řešení
Nasazení ECM systému představuje obrovskou změnu v zavedených procesech a postupech. Přestože by kompletně digitální zpracování dokumentů mělo usnadnit všem práci, úspěch se dostaví jen při splnění základních podmínek. Předně je třeba již při plánování dát prostor dotazům a připomínkám budoucích uživatelů nového systému.
Ale pozor – neznamená to, že musejí být všechny jejich požadavky vyslyšeny a do systému zaneseny. Po implementaci je třeba zaškolit obsluhu a pečlivě vysvětlit nové funkce, postupy a pravidla. Zároveň je nutné, aby byl nově zavedený systém skutečně použitelný a naplněný všemi potřebnými daty. Kombinace nového, elektronického zpracování dokumentů s nutností částečně řešit některé agendy „papírově“ je pro ECM projekty zpravidla smrtící, protože se uživatelé budou snažit nový systém obejít. Určitě je možné digitalizovat postupně, ale vždy je třeba převést jednotlivé agendy do kompletně elektronické podoby včetně související změny procesů.
Jestliže se firma rozhodne zavádět ECM postupně, je pro úspěch takového projektu nutné zvolit agendy, u kterých bude rychle a jasně vidět přínos jejich digitalizace. Úspěch takových projektů si získá pozornost a podporu managementu i zájem dalších zaměstnanců, kterým bude snazší prezentovat možnost úspory času a snížení složitosti práce s dokumenty.
Přehnaná kustomizace řešení
Nejen firmy z různých oborů, ale také navzájem konkurenční podniky mají často velmi různě nastavené procesy a postupy práce s dokumenty. Absolutní lpění na odlišnostech vedlo především v nedávné minulosti k tomu, že si každá větší společnost nechala na zakázku vyvíjet prakticky všechny používané IT systémy. Výsledkem byl velmi drahý zakázkový vývoj základních podnikových systémů, jako jsou účetnictví, skladové hospodářství, ERP, CRM a dalších. Po pár letech pak firma vlastnila jen drahý, dále nerozvíjený a původními tvůrci nepodporovaný systém.
Pokud podnik začne během úvodních konzultací o zavedení ECM klást požadavky na přesné postupy, jak by dokumentový systém měl pracovat, brzy zjistí, že na trhu asi neexistuje řešení, které by je mohlo do detailu splnit. Mělo by být rolí konzultantů, ať už nezávislých, nebo z dodavatelské firmy, aby analyzovali procesy a požadavky zadavatele a pak našli řešení ECM, které je bude do značné míry respektovat, ale zároveň pomohli svému klientovi nastavit jeho interní procesy, tak aby bylo možné nasadit a přiměřeně kustomizovat hotový, standardizovaný ECM systém. Pokud se firma soustředí na splnění 100 procent svých požadavků, čeká ji dlouhá, strastiplná, riskantní a drahá cesta k systému, který bude následně velmi složité udržovat nebo dále rozšiřovat. Ve skutečnosti lze jen těžko obhájit, že společnost nezbytně musí mít zcela individuální postupy při zpracování tak běžných dokumentů, jako jsou třeba faktury, objednávky, dodací listy atd. Při jednání o nutnosti kustomizace a ECM systému velmi pomohou příklady a reference z dalších firem v oboru.
Plánování a podpora na všech frontách
Implementace ECM se v zásadě příliš neliší od zavádění jiných podnikových systémů. Kompletní digitalizace zpracování dokumentů se ale často dotkne práce mnohem většího počtu zaměstnanců než třeba nový CRM či ERP systém. O to důležitější je stanovení jasné vize zavedení ERP a její sdílení všemi zainteresovanými osobami. Digitalizace představuje velkou změnu, která může v některých zaměstnancích vyvolat dojem, že přijdou o práci nebo se budou muset učit mnoha novým věcem. Proto je vhodné mít od začátku připravené jasné scénáře, jak budou v ECM řešeny hlavní agendy a k jakým dojde změnám. Přínosem ECM je efektivnější, automatizovaná práce s dokumenty, přičemž vliv na počet zaměstnanců bývá zpravidla jen zanedbatelný. Úlevou od administrativní zátěže pracovníci naopak získají čas na důležitější a sofistikovanější úkoly, než je nekonečně třídění a vyhledávání papírových dokumentů. V době kritického nedostatku pracovní síly je právě omezení administrativní zátěže velmi důležitým přínosem ECM.
Aby bylo možné odprezentovat očekávané přínosy zavedení ECM a později je porovnat s realitou, je třeba zkalkulovat úspory nebo sumarizovat další efekty digitalizace. Ty se mohou lišit podle toho, zdali chce firma digitalizací primárně ušetřit náklady, nebo zpravidla častěji jde o součást rozsáhlejšího plánu expanze s podporou větší flexibility a konkurenceschopnosti díky ECM. Zavedení DMS či ECM bývá také často jedinou cestou, jak s rozumnými náklady a v krátkém čase splnit přísné požadavky na archivaci, zabezpečení a dohledatelnost dokumentů, stanovené legislativou nebo oborovými normami.
Pro úspěch projektu zavádění ECM je v každém případě nutné zaměřit se na řízení této zásadní změny ve fungování firmy a vyčlenit na něj dostatečný rozpočet a lidské kapacity. Pokud totiž vše nedopadne dobře hned na první pokus po spuštění ECM, jen těžko se pak celý projekt dostává zpět do správných kolejí.
