Zrovnoprávnění elektronické faktury s papírovou podobou, nové formulace pro výklad a zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů. Takové úpravy přináší novela zákona o DPH, která s účinností od 1. ledna 2013 harmonizuje tuto oblast s evropskou směrnicí 2010/45/EU. Její přijetí do národních legislativ obhajuje Evropská komise plánovanými úsporami 240 miliard eur v průběhu příštích šesti let díky přechodu na elektronickou fakturaci.
Co přináší polednový vývoj...
Od 1. ledna 2013 vešla v platnost novela měnící zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Je to výsledek závazku České republiky harmonizovat k tomuto datu naší legislativu se směrnicí EU o elektronické fakturaci. Novela byla 25. října 2012 vrácena Senátem s několika pozměňovacími návrhy do Poslanecké sněmovny. Její projednávání se uskutečnilo dne 19. prosince 2012 v rámci 49. schůze a schválena byla většinou 117 poslanců.
Novela přináší, kromě celé řady opatření proti daňovým únikům, zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů, nové pojmy a obecněji formulované postupy. V oblasti elektronických dokumentů také sladila pojmy se společnou novelou zákona o elektronickém podpisu (č. 227/2000 Sb.) a zákona o archivnictví (č. 499/2004 Sb.), platných od července letošního roku, které dávají právní podklad pro archivaci elektronických originálů dokumentů.
Novela urychlí přechod podnikatelů k elektronickým fakturám
„S jistotou můžeme říct, že se změní dosavadní návyky při práci s doklady. Zavedení principu rovného zacházení s elektronickým a listinným dokladem bude pro mnoho firem znamenat impuls pro opuštění papírové formy fakturace,“ říká Petr Ondrášek, zástupce předního poskytovatele služeb elektronické fakturace CCV Informační systémy a zástupce ICT Unie v Národním mnohostranném fóru pro elektronickou fakturaci při Hospodářské komoře a dodává: „Lze naopak očekávat, že pro firmy, které již s elektronickými fakturami v souladu s dosud platnou legislativou pracovaly, se v praxi zjevně nic revolučního nestane.“
Novela zavádí nové pojmy jako auditní stopa či kontrolní mechanismus a stanovuje povinnost, aby faktury přesně zachycovaly skutečná dodání zboží či poskytnutí služeb. Proto vyžaduje, aby byly zajištěny tři vlastnosti každého daňového dokladu: věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost, a to od okamžiku vystavení až do konce doby uchování. U plátců DPH je zákonem požadovaných nejméně deset let.
Tyto požadavky budou mít dopad na listinnou archivaci, kde zajištění všech tří vlastností po tak dlouhé období může být náročnější než u elektronické formy. Udržením integrity a autenticity elektronického dokumentu pomoci nástrojů jako elektronický podpis a časové razítko lze také systémově lépe vyjít vstříc zákonnému požadavku zajištění spolehlivé auditní stopy v čase, bez nutnosti širokého vzájemného odkazování a párování jako tomu může být typicky v případě papírových dokladů a s tím související průkazností uskutečněného daňového plnění (omezení možnosti podvrhu dokladu např. odkazováním na objednávku, dodací list, výpis z účtu apod.)
Od šanonů k důvěryhodné elektronické archivaci
Elektronizace faktur a dalších dokladů a požadavky na věrohodnost, neporušenost a čitelnost v celé zákonné lhůtě tak povedou přirozeným způsobem k využívání důvěryhodných způsobů elektronické archivace. To může představovat určité úskalí, neboť podle vyjádření Barbory Procházkové z advokátní kanceláře Central European Advisory Group, „neexistuje v ČR doposud žádná státem garantovaná akreditace, atest systémů pro nakládání a archivaci elektronických dokumentů“. Proto doporučuje využívat pouze služeb auditem a referencemi prověřených poskytovatelů, kteří zajistí soulad s právními předpisy a standardy pro bezpečné uchování dokladů po celou zákonnou lhůtu.
Přínosy jsou v přenosu strukturovaných dat mezi partnery
Přínos e-fakturace pro ekonomiku není ani tak v samotné elektronizaci faktur do statických formátů, jako spíše umožnění automatizovaného přenosu strukturovaných dat bez nutnosti přepisování do informačních systémů, a to s využitím otevřených ekosystémů pro zajištění vzájemné interoperability. Podle Mnohostranného evropského fóra pro e-fakturaci při Evropské komisi lze přechodem na elektronickou fakturaci ušetřit v rámci Evropské unie přibližně 240 miliard eur zejména podporou přijetí standardního modelu údajů pro elektronickou fakturaci napříč EU, obdobně jako je v současnosti využíváno v průmyslové praxi v případě mezinárodních oborových subsetů standardů EDI (Electronic Data Interchange).
