Abyste se zařadili mezi úspěšné žadatele, je potřeba mít na paměti, že samotná realizace projektu s sebou nese mnohá úskalí, která je potřeba perfektně zvládnout. Ta nejzásadnější z nich jsme pro vás shrnuli do následujících sedmi kroků.
1. Pečlivě si nastudujte potřebné dokumenty
Bez důkladné znalosti veškerých potřebných dokumentů a podmínek se při realizaci projektu neobejdete. Klíčové jsou zejména Pokyny pro žadatele a příjemce z OPPI a Pravidla pro výběr dodavatelů. Ačkoliv se znění těchto dokumentů může v průběhu času trošku změnit, vždy se řiďte podle pravidel, která jsou platná v okamžiku, kdy podepisujete Podmínky poskytnutí dotace, nikoliv jejich nejaktuálnější verzí. Veškeré potřebné informace získáte na stránkách agentury CzechInvest, která má program OPPI na starosti.
2. Žádost o platbu
Dotace z programu OPPI jsou propláceny zpětně na základě reálně vynaložených nákladů po skončení projektu nebo každé jeho etapy. Abyste peníze skutečně obdrželi na firemní účet, je nutné podat tzv. žádost o platbu. Obvykle je k žádosti o platbu nutné dodat následující přílohy: kopie smlouvy o bankovním účtu, smlouvy s dodavateli, účetní doklady (nejčastěji faktury) a předávací protokoly a doklady o úhradě. Podle specifik jednotlivých programů mohou být potřeba také další přílohy. Všechny požadované dokumenty se dodávají v prostých kopiích. Originálně podepsané musí být pouze dokumenty, jako jsou například čestná prohlášení.
U způsobilých výdajů doporučujeme si rozmyslet, které náklady uplatňovat a které nikoliv. Zvažte, zda je opravdu nutné uplatňovat takové náklady, u nichž dostanete dotace v řádech stovek korun. Jejich vykazování je složité, prodlužuje administraci žádosti o platbu a výsledný efekt tak může být minimální.
Je potřeba počítat s tím, že žádost o platbu bývá vrácena k doplnění – administrativní orgány si mohou k určitým věcem vyžádat vysvětlení, případně se mohou vyskytnout chyby při vyplňování na straně příjemce dotace. V tomto případě se však orgány státní správy chovají velmi vstřícně a příjemce dotace na tyto chyby upozorňují.
3. Průběžné zprávy z realizace projektu
V průběhu realizace projektu je potřeba dodávat dva druhy zpráv: etapové a pololetní. V rámci těchto zpráv příjemce dokládá výši vynaložených nákladů na projekt, výši doposud proplacené dotace a dále informace o tom, jak pokračuje realizace projektu – dosažené výsledky, srovnání s původním stavem, informaci o průběžném naplňování závazných ukazatelů a předpoklad dalšího vývoje.
4. Plnění závazných ukazatelů a realizace projektu v souladu s podnikatelským záměrem
Mějte na paměti, že vše co uvedete v podnikatelském záměru, se pro vás v případě schválení dotace stává závazným. Každý program má navíc stanovené určité závazné ukazatele a je třeba dbát na jejich precizní splnění. Podmínky poskytnutí dotace umožňují v některých případech závazný ukazatel do určité míry snížit, nicméně vše je třeba zkonzultovat s agenturou CzechInvest. Při nesplnění závazných ukazatelů reálně hrozí vrácení dotace a případné penále. V případě jakýchkoliv změn a odchylek od podnikatelského záměru je nutné žádat o změnové řízení, a to před tím, než daná změna vůbec nastane. Před i v průběhu realizace projektu pravidelně a důsledně kontrolujte, zda skutečně postupujete podle podnikatelského záměru a zavčas všechny změny nahlaste.
5. Výběrové řízení
Obecně v OPPI platí, že veškeré způsobilé výdaje vzniklé v průběhu realizace projektů musí být vynakládány v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Pravidla pro výběr dodavatelů nadto stanovují povinnost uskutečnit výběrové řízení při zadávání zakázek, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 tisíc Kč bez DPH. Výběrová řízení jsou velmi přísně kontrolovaná. Zkazíte-li výběrové řízení, budete muset získanou dotaci kompletně vrátit. Doporučujeme proto tento krok nepodcenit a důkladně se na něj připravit. Vhodné určitě je kontaktovat v této věci profesionální poradenskou společnost, která má s výběrovými řízeními bohaté zkušenosti a přesně ví, na co si dát pozor.
6. Splnění publicity projektu
Jakožto příjemce finanční podpory máte za povinnost informovat o tom, že jste obdrželi podporu ze strukturálních fondů EU. Podle výše obdržené dotace a druhu projektu stanovují pravidla publicity povinnou a dobrovolnou formu publicity. Pravidla publicity naleznete na stránkách CzechInvestu.
7. Účetnictví projektu
Pamatujte na to, že výdaje související s projektem musíte vést na zvláštních analytických účtech nebo na samostatné středisko/zakázku. Pokud tento fakt opomenete, porušujete tím podmínky, které jste podepsali při přidělení dotace. Jakmile kontrola zjistí takovýto nedostatek, musíte jej urychleně napravit a zaúčtovat výdaje správně, což bývá problematické, zejména pokud se vztahují k již uzavřenému účetnímu roku. O konkrétním zaúčtování majetku, či nákladech souvisejících s projektem je dobré se poradit s vaším účetním poradcem.
Veškeré dokumenty související s projektem evidujte zvlášť, a to jejich originály kvůli případným kontrolám. Budete-li archivovat kopie, může se stát, že budete muset shánět originál, jakmile k vám dorazí kontrola, což hlavně v případě větších firem bývá mnohdy velmi komplikované. Nezapomeňte také, že dokumenty a účetní doklady k projektu je nutné archivovat déle než je standardní doba, a to deset let po ukončení projektu či do roku 2025, podle toho, který okamžik nastane později.
Spojte síly s odborníky
V případě, že si netroufáte na celý proces získání a udržení dotace EU sami, nebo pokud do něj nechcete investovat svůj čas a energii, můžete se obrátit na odborníky, kteří mají s podáváním žádostí o dotace a následnou administrací projektů bohaté zkušenosti a měli by nezbytnou administrativu vyřídit za vás. Kvalitní poradenské společnosti vám pomůžou nejen s vyřízením žádosti o poskytnutí dotace, ale také s následnou realizací projektu a minimalizují riziko chyb.
Autorka Ing. Jana Feireislová působí v poradenské společnosti eNovation s.r.o. jako AfterCare Manager. Je odborníkem na administraci projektů v rámci Operačního programu podnikání a inovace.
