Klub finančních ředitelů uspořádal pro své členy v druhém lednovém týdnu pracovní snídani, která se právě otázce digitalizace, zpracování a správě dokumentů věnovala. Prezentujícím byl Milan Zajíček ze společnosti scanservice, jejíž stěžejní činností je právě zmíněná oblast.
Automatizované, nikoliv automatické
Přestože přítomné finančníky zajímaly samozřejmě především odpovědi na otázky „Kolik to stojí?“ a „Kolik díky tomu ušetřím?“, zahájil Milan Zajíček svou prezentaci krátkým shrnutím historie digitalizace dokumentů a připomenutím obecných principů, o které se opírá. Názorně na několika příkladech prezentoval postup vytěžování dat u různých typů dokumentů. Jak zdůraznil, digitalizace je procesem automatizovaným, nikoliv automatickým a přestože je například úspěšnost vytěžování dat u strojově psaného textu 99,8%, vždy je nutná lidská kontrola.
Digitalizace je prostředek, nikoli cíl
Digitální zpracování dokumentů není podle Milana Zajíčka samozřejmě samoúčelnou činností. Firmy, které mají dobře zvládnuté digitální workflow, získávají obchodní i provozní výhody, například zrychlením a sjednocením procesů, díky úspoře nákladů mají též lepší cash flow. Nezanedbatelné je také snazší zajištění souladu s právními předpisy.
Firmy, které se pro digitální zpracování dokumentů rozhodují, mohou v podstatě vybírat ze dvou konceptů, uvedl dále Milan Zajíček. První z nich je objednání BPO, tedy Business Process Outsourcing služeb. Jak název napovídá, jedná se o outsourcované řešení, kdy zpracování dokumentů provádí nakontraktovaný dodavatel mimo „brány“ podniku. Výhodou je zde především nižší náročnost na počáteční investice, přenos části zodpovědnosti na dodavatele (management a lidské zdroje, zařízení a technologie), smluvní garance dohodnutých termínů či maximální chybovosti.
In house, in house...
Coby příklad zákazníka, který využívá outsourcované BPO služby, uvedl Milan Zajíček jednoho z největších světových poskytovatelů zdravotnických produktů a služeb, společnost Johnson & Johnson. Tato společnost využívá BPO řešení na denní bázi již od roku 1996, přičemž jen v Evropě zpracuje její BPO dodavatel milion faktur ročně. Smluvně dohodnutá rychlost zpracování a tudíž dostupnost faktur oprávněným uživatelům je 24 hodin, u urgentních faktur je to dokonce jedna hodina.
Druhým konceptem je klasické „in house“ řešení, kdy dodavatel nainstaluje kompletní ASDP řešení (Automated System for Document Processing) přímo u zákazníka, naimplementuje systém a zaškolí uživatele. Pro tuto formu se podle Milana Zajíčka rozhodla například nejmenovaná „největší evropská automobilka se závodem v Bratislavě“. Ta dle jeho slov zpracuje ročně 250 tisíc faktur, přičemž systém počítá i s vícejazyčnými fakturami.
Všichni (CFO) se ptají, kolik to stojí
Jakkoliv přítomné členy CFO Clubu zjevně zaujala i obchodně technická data, většina jejich dotazů v závěrečné diskusi směřovala především k finanční stránce věci. Dozvěděli se tak například, že průměrná tržní cena za zpracování faktury je podle složitosti 7 až 50 korun, přičemž u standardní varianty, při níž se zpracovává hlavička, patička a cena je to okolo 15 korun.
Po ukončení snídaně měli přítomní CFO možnost vyplnit krátký dotazník a následně získat benchmarkingovou studii srovnávající stupeň digitalizace dokumentů ve společnostech přítomných finančníků. Některé z grafů přinášíme níže.
Ilustrační foto: © Carlos Caetano - Fotolia.com
