Je až s podivem, že i v dnešní době, kdy prvňáčci kromě sady pastelek, penálu a aktovky dostávají mobilní telefony, středoškoláci nepíšou referáty, neboť vše se dá najít a stáhnout z internetu, a datové sklady velkých korporací přetékají terabajty uložených dat o všem, co se ve firmě šustne, mnoho společností stále prodává produkty, které jim nepřinášejí zisk, nebo dokonce produkty, jejichž bilance parazituje na výnosech z jiných řešení či služeb, a snižuje tak celkovou (finanční) výkonnost organizace.
Někteří z největších bývají nejméně profitabilní
V kruzích BI (Business Intelligence) se zdá, že profitabilita je tajemné zaklínadlo, které dokáže rozvířit vody finančních a kontrolingových oddělení společností všech velikostí, a tato problematika je vždy a všude palčivým problémem. Jestliže patříte mezi šťastlivce, jejichž firma tuto problematiku vyřešila, gratuluji (…a doporučuji vaší pozornosti naši čtenářskou soutěž). Všem ostatním bych rád představil a doporučil cestu, jak rychle, kontinuálně a efektivně měřit profitabilitu produktů či zákazníků.
Dr. Robert Kaplan (Harvard Business School) ve své studii Customer Profitability Measurement and Management říká: „…dvacet procent nejprofitabilnějších zákazníků tvoří 150 až 300 procent celkového zisku. Příspěvek prostředních šedesáti procent klientů k zisku je nulový a posledních 20 procent tvoří ztrátu 50 až 200 procent celkového zisku, čímž celkový zisk společnosti snižují na oněch sto procent. Často právě někteří z největších zákazníků bývají nejméně profitabilní.“
Tento fakt platí jak pro klienty, tak pro produkty. Podaří-li se nám tedy identifikovat oněch dvacet procent zákazníků (produktů), budeme schopni profit firmy zvýšit – ať už pouhou redukcí zákaznického či produktového portfolia nebo zaměřením na zlepšení výsledků u produktů/zákazníků s nulovou ziskovostí.
Doktor Kaplan nastupuje
Změřit ziskovost jednotlivých produktů/zákazníků je problém. Svědčí o tom i přístup většiny firem, kdy své výsledky orientují buďto na tržby, nebo na hrubý zisk (tržby očištěné o přímé náklady). Problém ovšem spočívá v nepřímých nákladech a jejich přiřazení jednotlivým produktům/zákazníkům. Ačkoli je tradiční přístup, který rozdělí nepřímé náklady například v poměru tržeb, již na první pohled zavádějící a z našeho pohledu nevyhovující, v praxi českých firem na něj často narazíme.
Activity Based Costing (ABC) je přístup známý několik desítek let (vznikl v sedmdesátých letech minulého století) a byl opěvován i zatracován pro svou komplexnost, zdlouhavost a náročnost na zdroje (lidské). Počátkem devadesátých let se zdálo, že tento přístup zanikne. Koncem této dekády představil dr. Kaplan vylepšenou variantu přístupu a přidal přívlastek Time Driven ABC (TD ABC). Tato metoda alokace nepřímých nákladů se stala fenoménem posledního desetiletí a slaví úspěch po celém světě v nejrůznějších odvětvích.
Na trhu existují společnosti, které ABC analýzu nabízejí, jde ovšem o aktuální obrázek firmy v daný okamžik a modely, které vznikají, jsou postaveny jednoúčelově a obvykle naplněny daty, které nepřicházejí přímo od „producentů“ těchto dat, ale jsou nějakým způsobem předzpracovány. Abychom odkryli a smysluplně vyčíslili náklady spojené s jednotlivými zákazníky a produkty, potřebujeme získat a zpracovat transakční data na takové úrovni granularity, která není ve většině systémů ERP dostupná.
Situace na bojišti se mění každým okamžikem
Tradiční ABC přístup je založen na manuálním sběru informací od jednotlivých zaměstnanců, na tom, kolik času trávili na jakých operacích (například pracovník fakturačního oddělení tráví třicet procent času vystavováním objednávek, šedesát procent času věnuje zpracování faktur a deset procent času řešením reklamací). Tento údaj pak vstupuje do dalšího zpracování jako alokační klíč. Je zřejmé, že o přesnosti tohoto údaje by se dalo pochybovat, nehledě na to, že každý den/týden/měsíc může být situace naprosto odlišná a že tento alokační klíč postrádá informaci o konkrétním produktu či zákazníkovi.
Time Driven ABC přístup je přístupem zespodu nahoru (Bottom-Up). Systém, který je v souladu s touto metodikou, umožňuje vytvořit a popsat model dílčích procesů ve firmě, dokáže je přiřadit jednotlivým zdrojům, jejichž cena (například za jednotku času – fond pracovní doby zaměstnance/stroje/linky) je známá, a díky časovému ohodnocení jednotlivých procesů je možné vyčíslit (vzorcem) jeho cenu. Takovýto model je univerzální, parametrizovatelný a umožňuje jednoduše měnit a zpřesňovat konkrétní procesy. Pokaždé, když je potřeba vypočítat aktuální profitabilitu jednotlivých produktů/zákazníků, nahrají se do tohoto modelu aktuální transakční data například z objednávkového systému (o objednávce víme, kdo ji zadal, pro jakého zákazníka byla vystavena, jaké jsou jednotlivé položky objednávky). Díky těmto informacím je systém schopen dopočítat náklady spojené se zpracováním této objednávky a přiřadit je jak zákazníkovi, tak jednotlivým produktům. Důležitým faktorem zde tedy je, že náklady jsou kalkulovány a přiřazovány „zespoda“ na základě transakčních dat a nejsou zkreslovány žádným průměrováním. Provoz firmy není zatěžován pravidelným zjišťováním činností zaměstnanců, potřebná data jsou v naprosté většině případů někde ve firmě dostupná, jde pouze o to je zpracovat. Vedlejším produktem, a jistě ne nezajímavým, je také kapacitní analýza zdrojů, která ukáže, jakým způsobem jsou jednotlivé zdroje (zaměstnanci/stroje) využity a kolik volné kapacity nám zbývá.
Společnosti Gartner a AMR hodnotí jako nejlepšího dodavatele řešení v této oblasti společnost Acorn s produktem Performance Analyzer, který jako jediný na trhu podporuje principy TD ABC, a umožňuje tak efektivní, přesné a kontinuální měření a reportování profitability produktů a zákazníků. Produkty a služby společnosti Acorn jsou od tohoto roku dostupné i v ČR prostřednictvím výhradního partnera pro ČR a SR společnosti Reporters (www.reporters.cz).
Zúčastněte se, prosím, naší ankety, odpovězte nám na naše otázky a zapojte se do soutěže o nový stylový iPod Nano.
Anketu naleznete zde
Autor pracuje ve společnosti Reporters a.s.
