Jistě i vy řešíte stálou platnost a ověřitelnost dokumentů, smluv a dalších věcí. V mnoha firmách spoléhají na šikovnou paní Dostálovou, která dokáže ve firemním archivu vzít štafle, vylézt na ně a během několika desítek minut najít patřičný šanon, vyjmout jej z poličky, položit na stůl, vytáhnout z něj požadovaný dokument a předložit jej vedení k náhledu.
Ale je tohle řešení odpovídající současné době? Asi ne. Archiv může – nedej bože – vyhořet nebo jej spláchnout voda z prasklé stoupačky – a co pak? Všechny dokumenty jsou v jednom okamžiku nedostupné nebo rovnou zničené. Společnost Software602 se už dlouhou dobu snaží vyvíjet a nabízet vhodná řešení, která dokážou ušetřit čas a například potřebný dokument v archivu jednoduše nalézt bez štaflí paní Dostálové – a to ihned. Myslíme si, že právě tohle řešení odpovídá době a dostupnost dokumentů se zkracuje z dnů a hodin na minuty a vteřiny.
Nejprve se zamyslíme nad tím, s čím pracujeme. Z průzkumů společnosti Software602 vyplývá, že fyzická archivace dokumentů vyjde v případě velkých firem i na stovky tisíc korun ročně. Především, když vezmeme v potaz pronájem archivačních prostor, náklady tiskové a logistické. Navíc například takové mzdové listy zaměstnanců musíte podle platné legislativy archivovat po dobu až 45 let, což v případě velké firmy se stovkami zaměstnanců zabere za ta léta až neskutečně hodně místa. Mnoho firem však tyto věci ještě stále přehlíží, dokud nebudou těmito dokumenty doslova zavaleny a budou jen velmi těžko schopné v nich poté už cokoliv dohledat. Představa, že většinu dokumentů musíte vytisknout a archivovat v papírové podobě, je rovněž lichá. „Klienti Software602 již osm z deseti dokumentů vůbec netisknou. Běžné úložiště s pasivní péčí dokument sice uchová, ale nezajistí nezbytnou údržbu, například nepohlídá platnost elektronických podpisů na uzavřených smlouvách. Naše technologie využívají takzvanou aktivní archivní péči, která za uživatele sama pohlídá skartační lhůty a automaticky udržuje podpisy na každém jednotlivém dokumentu v platnosti,“ říká Martin Vondrouš.
Ing. Martin Vondrouš (45)
Vystudovaná Západočeská univerzita, fakulta elektrotechnická, v oblasti digitalizace se pohybuje přes dvacet let. V Software602 prošel od technických pozic po obchodní. Podílel se na definování formátu datové správy. V Software602 je od začátku garantem poskytování kvalifikovaných služeb ověřování podpisů, pečetí a razítek a také služby dlouhodobého uchovávání, jejich dlouholeté platnosti a ověřitelnosti.
V současné době má v Software602 na starosti obchodní tým a řídí oddělení Business Development.
Ve volném čase trénuje judo, chodí po horách, v létě pěšky a v zimě na skialpech. Martin je ženatý, má dvě děti.
Tyto vlastnosti by ostatně měly být už standardem, protože pro management každé firmy je důležité mít jistotu, že jejich smlouvy a dokumenty budou platné a použitelné kdykoliv v budoucnu, například při soudních jednáních.
Software602 je známá tím, že nabízí řešení odpovídající době. Od textového editoru T602, který se objevil hned po sametové revoluci a přispěl k rozvoji elektronického zpracování dokumentů, se Software602 výrazně posunula. Čím vším se vlastně dnes zabýváte?
Obecně lze říci, že Software602 se od textového editoru významně posunula. Stále se ale věnujeme výhradně digitalizaci dokumentů a zaměřujeme se na bezpapírovou administrativu. Kvalifikovanými elektronickými podpisy počínaje přes schvalovací procesy, digitální oběh dokumentů firmou až po jejich důvěryhodnou archivaci. Nabízíme řešení pro koncové uživatele, střední, ale i velké firmy s několika tisíci uživateli.
To je opravdu dost silné portfolio, ale pojďme k archivaci – co vlastně bývá ve firmách nejčastějším impulzem k zavedení sofistikovaného archivního řešení?
Většina klientů, kteří se na nás obracejí, je z oblasti již zavedených firem, kterým se nahromadilo obrovské množství dokumentů, a také nastala doba, kdy je potřeba s těmito dokumenty pracovat. Je potřeba je vyhledat, předložit, spolehnout se na jejich obsah a pravost. Některé dokumenty byly v papírové formě, bez popisu, metadat, některé jen digitalizované, ale v zásadě šlo o prosté skeny bez jakékoliv možnosti ověření. Některé dokumenty pak již byly digitálně vytvořené i podepsané, ale bez péče o podpisy. Tedy tím impulzem, dalo by se shrnout, bylo udělat si ve firmě a v dokumentech pořádek – a tím pracovat efektivněji.
Jak složité je nasazení elektronické správy dokumentů pro budoucího uživatele? Je zapotřebí účasti vašich lidí při zavedení systému následované návodným školením pracovníků, kteří s touto aplikací přicházejí do styku, využívají ji a pracují s ní?
Nasazení samozřejmě s sebou nese kromě vlastní instalace nebo vytvoření firemního archivu v cloudovém prostředí zejména analýzu existujících procesů, dokumentů, popisných metadat, pravidel a tak dále. S touto činností samozřejmě klientům rádi pomůžeme návodnými příklady z praxe.
Aktivní péče o dokumenty versus pasivní úložiště
Ukládat data jen tak na nějakém běžném disku nestačí. Takové úložiště totiž neposkytuje potřebnou kontrolu nad metadaty dokumentu ani nehlídá skartační lhůty a už vůbec nezajišťuje platnost elektronických podpisů, pečetí a razítek na dokumentech. Správné archivační řešení všechny tyto oblasti pohlídá automaticky za vás. Tato vlastnost se nazývá aktivní péče nad dokumenty. V rámci archivace dokumentů hraje důležitou roli také soulad s legislativními požadavky. Pro digitální dokumenty je již standardem evropské nařízení eIDAS, které definuje pravidla pro práci s digitálními podpisy, způsob jejich ověřování a zejména zajištění jejich dlouhodobé platnosti a ověřitelnosti.
Na čem všem záleží délka procesu implementace archivačního řešení do firmy?
Jak jsem říkal před chvílí, je opravdu vhodné věnovat dostatečný čas celkové analýze typů dokumentů a oprávnění. Pokud je potřeba, i dosavadní papírové dokumenty digitalizovat, pak nějaký čas zabere i nastavení procesu digitalizace a převedení dokumentů do digitální podoby, tak aby byla správně nastavena metadata a také textová vrstva na dokumentu pro zajištění rychlého vyhledávání.
Jakou roli hraje elektronický archiv pro zavedení dalších digitalizačních procesů do firmy?
Digitalizace podniku samozřejmě není jen o archivaci. Ale jde zejména o nastavení procesů uvnitř firmy, zpracování vstupních dokumentů, schvalovacích postupů a také podepisování. Drtivá většina dokumentů a smluv dnes vzniká logicky v elektronické podobě. Ideální pak je tyto dokumenty vůbec netisknout a nechat obíhat jen jejich elektronické originály, podepsat je digitálně a následně uložit do archivu.
Váš klient, společnost ALD Automotive, si chválí především možnost pracovat jen s plně elektronickými dokumenty, protože pasivní uschování vytištěných dokumentů by pro firmu nebylo možné nebo možná až rizikové. Takže se společnost rozhodla začít pracovat jen s elektronickými dokumenty. Udělala tedy velký krok vpřed. Jak je to s vnímáním potřeby digitální archivace u dalších firem na českém trhu?
Ano, to je jeden z mnoha příkladů, kdy se firma rozhodla správně. Ze zkušenosti můžu říci, že trh se dělí na ty, kteří mají jasnou vizi směrování své organizace do budoucna, a do té papírové dokumenty prostě nepatří. Dále pak na ty, kteří si začínají uvědomovat, že papír je zbytečná zátěž, jež brzdí jejich další rozvoj, a na ty, kteří digitální dokumenty zarytě staromilecky odmítají. O něco více si firmy uvědomují, že potřebují elektronicky podepisovat, čímž odbourávají nutnost se přesouvat někam k místu podpisu, ale už neřeší, jakou úrovní podpisu to provedou a že tyto dokumenty je poté nutné uchovávat v platnosti. To je samozřejmě nevyhnutelně spjato právě s důvěryhodným elektronickým archivem, protože ten tuto činnost nad všemi dokumenty provádí automaticky a stará se o to, aby byly všechny neustále platné. Už se na nás obrátilo i několik firem, jež na základě v tomto směru nezodpovědného přístupu prohrály soudní spory o miliony, právě jen díky tomu, že dokument byl podepsán elektronickým podpisem nižší úrovně nebo, že nebyla následně zajištěna správná péče o tyto dokumenty, čímž byla narušena jejich platnost. Tyto firmy pak díky tomu přišly o mnoho milionů korun. Jsem přesvědčen, že trend se pomalu obrací a digitální archiv bude během několika let standardem každé firmy.
A jak se aktualizace a zanesení nových legislativních změn a úprav do archivačních systémů vlastně provádí? Automaticky, nebo je třeba nějaká proaktivní součinnost uživatele, který si změny musí sám hlídat a zavádět je ručně?
O to se staráme my, respektive upravujeme archivační řešení v čase tak, aby byly dokumenty správně archivovány. Pokud pak klient používá třeba i řešení pro správné podepsání elektronických dokumentů, nemusí se o to moc starat. Jestliže ale přijde do archivu špatně podepsaný elektronický dokument nebo prostý sken bez textové vrstvy, je potřeba počítat s tím, že takový dokument bude v archivu uložen s omezenou funkcionalitou. Tím je třeba ověření podpisů či původnosti dokumentu nebo menší pohodlí při jeho vyhledání.
Jaké typy dokumentů archivaci vlastně vyžadují?
Samozřejmě požadavky na archivování dokumentů jsou stanoveny legislativou. Například faktury mají retenční dobu deset let, mzdové listy zaměstnanců – jak už jsme zmínili – i 45 let. Na druhou stranu je spousta dokumentů, které z hlediska legislativy žádnou dobu archivace předepsanou nemají, ale pro společnost jsou důležité, takže je chtějí mít archivovány velmi dlouho. Typicky jde o smlouvy s důležitými klienty, ustanovující dokumenty, nájemní smlouvy a tak dále.
Jak to je s dostupností nebo s přístupností k digitálnímu archivu? Je nutné ho obsluhovat pouze na pracovišti na vybraném počítači, nebo je možná obsluha i ze vzdáleného pracoviště například v rámci home office?
Naše řešení je dostupné odevšud, je to pouze otázka nastavení práv. Digitální archiv samozřejmě nese informace o tom, kdo, kdy a odkud k jakým dokumentům přistupoval a jak s nimi nakládal. Tím samozřejmě předcházíte úniku jakýchkoliv informací.
Kde se archivované dokumenty vlastně nacházejí? Předpokládáme, že je nějak zabezpečeno jejich zálohování a dostupnost v případech nečekané poruchy, jako je technický výpadek, ransomwarový útok a podobně?
To samozřejmě závisí na zvoleném řešení. V případě využití cloudového řešení jsou požadavky na dostupnost, bezpečnost či zálohování námi v tomto řešení již zapracovány. Pokud klient zvolí on-premise řešení, tedy takové, kdy má archivační systém nainstalován přímo na svém vlastním zabezpečeném serveru, je nutné tyto otázky řešit v průběhu analýzy a následném návrhu odpovídající infrastruktury, kdy je logicky část této odpovědnosti přenesena na klienta.
Jak složité je vlastně vůbec obnovení zálohovaných dat?
Záleží právě na té prvotní analýze a nastavení. V případě on-premise umíme pomoci se zálohováním nejen samotných dat, ale celého aplikačního serveru archivu. Pak je možné obnovit jak data, tak ale hlavně i celou funkcionalitu archivního serveru relativně rychle. V případě cloudového řešení je již vše nastaveno.
Na začátku našeho rozhovoru jsme zmínili paní Dostálovou a její štafle. Jak dlouhá je cesta uživatele k dokumentu po nasazení vašeho řešení ve firmě?
Záleží na nastavení procesů v organizaci, ale pokud má uživatel dostatečná práva, nalezne si požadovaný dokument během několika vteřin, na základě popisných metadat nebo prostřednictvím fulltextového vyhledávání. Pokud potřebná práva nemá, může požádat o nalezení dokumentu správce archivu, který jej vyhledá také velmi rychle a pak ho žadateli zpřístupní pomocí odkazu například i s časově omezenou platností k přístupu.
A co vstupy? Lze smlouvy došlé v papírové formě digitalizovat?
Samozřejmě že je vhodné mít ve firmě řešení, které nabídne a zajistí jednoduchý a pohodlný způsob pro podepsání smluv v digitální podobě i s protistranou, tak aby dokument nebylo nutné tisknout, podepisovat a buď skenovat a zase tisknout, nebo posílat kurýrem. To je velmi neefektivní z pohledu času, peněz a následné archivace dokumentu. Nicméně pořád jsme připraveni na to, že je někdy potřeba papírový dokument naskenovat a odpovídajícím způsobem vložit do archivu. To umíme.
Navazujeme na předchozí otázku. Je třeba mít v nasazeném systému skener pro převod dokumentů do elektronické formy, nebo tuto věc řešíte jinak? Předpokládáme, že došlý elektronický dokument je jasný, ale pokud dojde zmíněná papírová forma dokumentu…?
Ano, pokud je v rámci analýzy firemních procesů identifikováno, že dokumenty mohou dorazit i v papírové podobě, je vhodné mít na recepci či jiném centrálním bodu vstupu dokumentů připraven vhodný skener. Typicky to může být hned multifunkční zařízení, které je schopné efektivně skenovat dokumenty a také hned zajistit rozpoznání textu – OCR – a přidání textové vrstvy k dokumentu. Takový dokument je pak možné ručně vložit do archivu spolu s popisem dokumentu pro jeho správné zařazení.
V možnostech vašeho archivačního řešení zdůrazňujete i časová razítka.
V rámci našich řešení se snažíme sejmout z klienta maximální množství takzvaných technikálií a legislativních požadavků. To se týká právě časových razítek, která jsou důležitá z pohledu podepsání dokumentu pro jeho fixaci v čase, a v případě archivace je to jeden z prostředků pro zajištění dlouhodobé platnosti a ověřitelnosti elektronických podpisů či pečetí na dokumentech. V případě podepisování dokumentů připojujeme časové razítko automaticky ke každému podpisu, klient se nemusí o nic starat. Ani o zdroj kvalifikovaných časových razítek, ta jsou totiž už součástí systému. To samé pak platí pro dlouhodobý archiv, klient se nemusí o nic starat.
Je uživatel upozorněn na nutnou činnost, napadá mě třeba nutnost obnovení časově omezené smlouvy?
To samozřejmě souvisí s výše zmíněnými metadaty, která je vhodné v rámci analýzy definovat a následně zajistit procesní řízení, tak aby byla vkládána do systému spolu s dokumenty. Pak je možné nad těmito daty definovat automatizované procesy, jako je například hlídání výročí smluv či jiné činnosti.
Na závěr. Na vašich stránkách 602.cz uvádíte dvě slova: „Jednoduše. Digitálně.“ Splňuje i archivační řešení tyto atributy?
Bezesporu. Všechna naše řešení se už od základů snažíme navrhovat tak, aby byla pro klienta maximálně uživatelsky přívětivá a pokud možno vykonávala co nejvíce činností za klienty v automatizovaném režimu. Naším cílem je rozvazovat ruce co možná největšímu počtu zaměstnanců, tak aby se mohli věnovat své skutečné práci a nebyli zatíženi zbytečnou administrativou.
Děkujeme za rozhovor.
