Firmy tak k digitalizaci motivuje zvýšení produktivity, šetření času a také vyšší bezpečnost dokumentů. Trendy ve správě dokumentů (Document Management System, DMS) jdou stále kupředu a kopírují vymoženosti ve světě technologií obecně.
Budoucnost je v cloudu
Cloudové DMS umožňují uživatelům přístup ke svým dokumentům z libovolného místa i zařízení, a především spolupráci s ostatními uživateli v reálném čase. Mezi další výhody patří, že snižují náklady a rizika údržby hardwaru, softwaru a bezpečnostních systémů, navíc je lze integrovat s dalšími cloudovými aplikacemi a službami, jako je e-mail, CRM nebo ERP.
Cloudová správa dokumentů je škálovatelné řešení, které je flexibilní, agilní a zefektivňuje přechod z kancelářských procesů na vzdálenou organizaci dat. Jak vysvětluje Di Mace, communications specialist ve společnosti Tiny, umožňuje organizaci rychle rozšiřovat požadavky na úložiště s rostoucím objemem dokumentů – a zajišťuje tak, že vytváření, spolupráce, úpravy a archivace budou probíhat na jediné centralizované platformě bez ohledu na to, jak rychle rostete.
Podle odborníků ze softwarové firmy Ataccama je dalším rostoucím trendem v oblasti správy dat souvisejícím s cloudem používání takzvaných kontejnerizovaných aplikací. Ty umožňují nasadit aplikaci na jakýkoliv hardware a vyžadují méně prostředků na údržbu. Gartner očekává, že počet organizací, které mají aplikace v kontejnerech, mezi lety 2021 a 2027 poskočí ze 40 na 90 % a že 25 % všech podnikových aplikací do roku 2027 poběží v kontejnerech s tím, že tyto aplikace jsou spolehlivější, robustnější a lze je škálovat.
Podobně jako je důležitý a praktický cloud, tak u DMS záleží na mobilním rozhraní. Nejen na základě situace spojené s koronavirem a rozvojem práce na dálku je pro zaměstnance důležité mít přístup k nástrojům pro správu dokumentů odkudkoliv, a především na jakémkoliv zařízení. DMS vhodné pro mobilní zařízení poskytují uživatelům citlivé a intuitivní rozhraní, které se přizpůsobí různým velikostem obrazovky a zařízení, a navíc nabízejí mnoho funkcí. Mezi ně může patřit off-line přístup, skenování dokumentů, digitální podpisy nebo například upozornění.
I zde má slovo umělá inteligence
Podle Haisama Abeda El Malaka, odborníka na document management, má umělá inteligence (AI) zásadní vliv na správu dokumentů. Nejen že šetří čas a peníze, ale také zpřístupňuje dokumenty a začala nahrazovat staré metody správy dokumentů, kde by lidé museli dokumenty ručně zakládat a načítat. „Například nejlepší OCR software a inteligentní systémy pro zpracování dokumentů integrují do svého softwaru umělou inteligenci a strojové učení s cílem zvýšit přesnost, lépe porozumět nestrukturovaným dokumentům a automatizovat klasifikaci dokumentů,“ uvádí na svém blogu. Di Mace zase zmiňuje robotickou automatizaci procesů (Robotic Process Automation, RPA), která využívá specializované počítačové programy k automatizaci a standardizaci opakujících se obchodních aktivit a procesů. Program bere na vědomí lidské úkoly a činy, učí se z nich, a nakonec může převzít všední a opakující se práce. „Nabízí také příležitosti k přemostění rozdílných datových sil a propojení vzájemně závislých procesů s minimálními manuálními zásahy včetně rozhodování na základě pravidel,“ dodává Di Mace.
Technologie umělé inteligence a automatizace revolučně mění způsob, jakým organizace zachycují, ukládají, spravují a extrahují poznatky z dokumentů. Tyto technologie pomáhají posouvat systémy správy dokumentů na další úroveň tím, že zvyšují efektivitu, bezpečnost a náklady na procesy. Jak zmiňují odborníci z platformy ioMoVo, jednou z oblastí, kde AI dramaticky mění správu dokumentů, je extrakce dat. Algoritmy strojového učení nyní dokážou přesně extrahovat strukturovaná data, jako jsou jména, adresy, telefonní čísla, data a další klíčové detaily ze strukturovaných formulářů i nestrukturovaných dokumentů, jako jsou e-maily, soubory PDF a obrázky, což usnadňuje například automatické indexování dokumentů nebo naplňování databází.
Autorka článku pracuje jako redaktorka serverů Podnikatel.cz a BusinessCenter.cz
