V digitalizaci jako IT firma udáváme směr

Kromě rodinných vztahů a podílu na řízení firmy sdílí tato trojice ještě jednu společnou vášeň – lásku k tenisu. K rozhovoru jsme se setkali v neformálním prostředí při teplotách přesahujících 30 °C, a první otázka na Zuzanu Hofovou tak byla nasnadě.

Máte v tom horku čas a chuť na tenis?

Na tenis mám chuť vždycky bez ohledu na počasí.

Začátkem září jste spustili kampaň s mladými českými tenisovými hvězdami – Jakubem Menšíkem a Lindou Noskovou. Jaký je cíl kampaně?

Cílem je představit vztah OKsystemu ke sportu a k českému tenisu, který firma výrazně podporuje. Kromě zmíněných hráčů spolupracujeme s tenisovým klubem Precheza Přerov a jsme už čtvrtým rokem generálním partnerem tenisové ceny OKsystem Zlatý kanár a turnaje Z-Group Cup. Volba Lindy a Jakuba přitom nebyla náhodná. Oba jsou mladí hráči, kteří kromě svého nesporného talentu odvádějí vytrvalou a precizní práci na svém rozvoji. Poctivou práci s výsledky na vysoké úrovni odvádíme i my v OKsystemu. Toto propojení vyjadřujeme hlavním heslem kampaně Pod dobrou práci se můžeš podepsat.

Jaké byly vaše začátku v OKsystemu?

Začínala jsem jako brigádnice v účtárně. Práce s čísly a Excelem mě vždy bavila, takže po ukončení Vysoké školy ekonomické jsem přirozeně dál působila v rostoucím ekonomickém oddělení. Měla jsem tak možnost vidět „v přímém přenosu“ vývoj společnosti od dvou pronajatých kanceláří v Holešovické tržnici a pár desítek zaměstnanců až po velký český softwarehouse se zhruba 500 zaměstnanci a kancelářemi v Praze, Brně, Ostravě, a dokonce až v USA. Na současné pozici finanční ředitelky pracuji devět let. Od krabicového účetního systému, který jsme si sami naprogramovali, jsme přešli k sofistikovanému ERP systému, kde aktuálně evidujeme a vyhodnocujeme stovky našich projektů.

Ing. Zuzana Hofová

Zuzana Hofová vystudovala obor mezinárodní ekonomické vztahy na Vysoké škole ekonomické v Praze. Do společnosti OKsystem nastoupila v roce 2000 jako finanční účetní na ekonomickém oddělení. Následně působila ve funkci vedoucí ekonomického oddělení a od roku 2013 řídila ekonomickou sekci. V současné pozici finanční ředitelky odpovídá za oblast finančního účetnictví, zpracování mezd, logistiky a controllingu. Ve volném čase ráda sportuje. Hraje tenis, volejbal, běhá a lyžuje. Mezi její koníčky patří i cestování a gastronomie. Má svůj „foodstagram“.

Jakým způsobem takové množství projektů vyhodnocujete?

Kromě standardního účetnictví a běžných reportů vedeme projektovou finanční evidenci a analyzujeme výsledky napříč našimi produkty a službami. Pro tento účel jsme před lety implementovali jako součást podnikového informačního systému (ERP) modul Zakázky, který je propojený s interním systémem vykazování. Každý nerežijní zaměstnanec má u nás stanovenou nákladovou sazbu a vykazuje svůj pracovní fond na projekty, kterých se účastní. Systém umožňuje vyhodnocovat a finančně řídit projekty z různých pohledů – přes naše produkty, činnosti, zákazníky. Sledujeme a řídíme poměr mezi obratem ve veřejné a soukromé sféře, podíl výnosů ze zahraničí a další ukazatele. Pokud nám vyjdou některé hodnoty nepříznivě, hledáme příčiny a děláme nápravná opatření. Změníme parametry jednoho z projektů, vyvoláme jednání se zákazníkem nebo – v případě zjištění systémového nedostatku – zasáhneme do řízení na vyšší úrovni. Data z ERP systému se automaticky importují do CRM. Naši obchodníci pracují s nákladovými sazbami zaměstnanců při vyhotovení cenových nabídek zákazníkům. Získávají přitom odhad pracnosti od vedoucích projektů a dalších specialistů.

Jak hodnotíte třicet let společnosti z pohledu čísel?

S výjimkou jediného roku jsme po celou dobu ziskoví a stále rosteme. Letos nebo příští rok plánujeme přesáhnout obrat jedné miliardy korun. Máme dostatek vlastního kapitálu pro další růst cestou investic nebo akvizic a s finančními rezervami můžeme reagovat na případný nepříznivý vývoj na trhu či podle potřeby měnit zaměření společnosti. Úvěr jsme si v historii brali pouze jednou na přelomu století – na výstavbu kancelářské budovy na Pankráci – a ten jsme splatili předčasně.

Jakým způsobem vytváříte pro své zaměstnance atraktivní pracovní prostředí?

Snažíme se především, aby se u nás pracovníci cítili oceněni a podporováni. Také nabídka benefitů je opravdu pestrá. Máme pět týdnů dovolené a až pět dalších volných OKdays, příspěvek na stravování, na penzijní připojištění, zaměstnanci mohou chodit do firemní kantýny, parkovat v našich garážích, využívat MultiSport kartu, jazykové kurzy, firemní snídaně, celofiremní sportovní i společenské akce. Oblíbená je i možnost práce z domova, tzv. home office, pokud to pracovní náplň umožňuje. Zároveň je pro nás ale důležité, aby se týmy pravidelně setkávaly. Osobní kontakt v kanceláři považujeme za nenahraditelný.

Když se lidé nevídají, tak se vytrácí firemní duch… 

Souhlasím. Na přátelských vztazích a dobré firemní kultuře si velmi zakládáme ruku v ruce s vysokými pracovními nároky. Těší nás, že máme nižší fluktuaci, než je na pracovním trhu obvyklé. Lidi nehledáme jen na jeden projekt, pokud spolupráce oboustranně funguje, pracují u nás dlouhodobě, mnozí i desítky let. 

Benefitem poslední doby je DIP. Týká se i vás? 

Penzijní připojištění, pro firmu jeden z nejnákladnějších benefitů, poskytujeme už řadu let. Na základě zájmu ze strany zaměstnanců jsme začátkem tohoto roku nabídli i možnost dlouhodobého investičního produktu (DIP). Řada zaměstnanců to využila, ale stále převládá spíše penzijní připojištění. Výběr mezi ním a DIP necháváme na zaměstnancích, stejně jako volbu finanční instituce.

IT oblast je zpravidla, mnohdy neprávem, označována jako doména mužů. Jak je to u vás?

Naše firma je diverzifikována věkově i genderově, což vnímám jako velký přínos. Pracují u nás studenti při škole, maminky na mateřských dovolených i senioři v důchodu. Pokud bych to měla vyjádřit čísly, ke kterým mám blízko, ve firmě máme 40 % žen.

Spolupracujeme také s neziskovou organizací Czechitas, která prosazuje ženy do IT. Kolegyně pracují v oddělení outsourcingu mezd, v rámci finančního, personálního či marketingového oddělení, ale máme i řadu programátorek. Těší nás i významné zastoupení žen na vedoucích pozicích. 

Jak získáváte nové posily?

Nábor řešíme zpravidla interně v rámci vlastního personálního oddělení. Velmi dobře nám v tom pomáhá dobrá zpětná vazba na Atmoskopu, kde si kandidáti mohou vyhledat hodnocení naší firmy. Řada nových zaměstnanců k nám nastupuje také na základě doporučení našich dosavadních kolegů, tzv. referral programy u nás fungují velmi dobře. Dalším zdrojem je také spolupráce se školami a získávání mladých talentů. 

A když se zaměstnanec rozhodne skončit, přemlouváte ho? 

Když už je pracovník rozhodnutý, je většinou pozdě. V procesu udržení neboli retence našich zaměstnanců hraje zcela zásadní roli vedoucí. Máme různé platformy pro komunikaci, rozvojové pohovory, hodnocení, zpětné vazby. Vedoucí pracovníci by měli signály nespokojenosti zachytit včas, abychom na ně mohli reagovat – vzděláváním, přesunem na jinou pozici, flexibilitou práce aj. Životní situace zaměstnanců se v čase mění a spolu s nimi se mění i jejich motivace a preference, to vše musíme sledovat a vhodně reagovat. Když je už zaměstnanec rozhodnutý pro změnu, poděkujeme mu za práci u nás a popřejeme mu hodně štěstí do další profesní etapy. Několikrát se nám už stalo i to, že se po letech vrátili zpět. Toho si velmi vážíme.

Jakým pracovním výzvám jste čelila za dobu působení ve firmě? 

Za dvacet let ve společnosti jsem byla svědkem a účastníkem řady významných milníků. Například změny sídla společnosti, spojené s nákupem pozemku, návrhem a výstavbou nové administrativní budovy. Dále zřízení a vedení pobočky v USA. Náročná rozhodování o tom, zda ukončit nebo oživit pár ztrátových projektů. V každé takové situaci jsem získala cenné zkušenosti. Nejvíc si ale cením každodenní práce se skvělými lidmi, kteří jsou hlavním aktivem IT firmy. Bez nich bychom se nedostali tam, kde dnes jsme.

Zaměstnancům pomáháte i ve složitých obdobích jejich života. 

V dnešním světě plném nejistot je zásadní péče o duševní zdraví. Pro vedoucí připravujeme v této oblasti různé odborné workshopy. Nedávno jsme měli jeden na téma prevence vyhoření. Je důležité o těchto problémech otevřeně hovořit a vzdělávat se, abychom jim mohli předcházet, případně, když nastanou, podat pomocnou ruku. V letošním roce jsme pro zaměstnance úspěšně zavedli anonymní psychologickou poradnu, kde mohou řešit své životní problémy.

Třicet tři let na trhu by se dalo nazvat „od OKmezd k OKbase“.

OKmzdy jsou program, který jsme vyvinuli hned na začátku 90. let. Stále slouží pro základní zpracování mzdové agendy v menších firmách. OKbase je oproti tomu komplexní personální systém, jenž kromě zpracování mezd a platů propojuje všechny části personální práce od náboru a nástupního procesu přes povinná hlášení, plánování práce včetně směn až po evidenci docházky, stravování, pracovní cesty nebo hodnocení zaměstnanců. Vedoucí, personalisté i mzdové účetní vidí vždy aktuální data, a to odkudkoliv – ze své kanceláře, z domova i z pracovních cest. Na vývoji a podpoře systému u nás pracuje asi 150 specialistů. Aktivním uživatelem OKbase je každý zaměstnanec ve stovkách velkých společností a organizací veřejné správy, v evidenci máme už 350 tisíc takových „osobních čísel“. Naši zákazníci oceňují intuitivní ovládání, vysoký stupeň automatizace, bezpapírovou práci a výrazné zjednodušení personálních procesů.

Co konkrétně děláte pro digitalizaci, o které se hodně mluví? 

Digitalizaci se jako IT firma věnujeme vlastně od začátku, vyvíjíme spolehlivé a užitečné programy, které nahrazují dřívější ruční procesy a papírovou dokumentaci převádějí do digitální podoby. V našem personálním systému OKbase máme klasický příklad digitalizace už od roku 2008 v evidenci docházky. Místo sešitu ve vrátnici se zaznamenává odpracovaná doba pomocí počítačů, terminálů, čipových karet a mobilů. Kontrolu dodržování směrnic a zákoníku práce udělá umělá inteligence, jen v nestandardních případech si systém vyžádá asistenci vedoucího zaměstnance.

Digitalizace se v případě našeho řešení postupně prosadila do všech personálních procesů, systém OKbase je zcela bezpapírový. Uspoří se náklady za papír a skříně se šanony, ale zejména se šetří čas a usnadňuje komunikace. Uvedu dva případy. Budoucímu zaměstnanci, který ještě nemá přístup do firemních systémů, pošleme odkaz pro zobrazení vstupního formuláře. V něm vyplní požadovaná data, která pak vedoucí zaměstnanec zkontroluje, personalista využije pro přípravu pracovní smlouvy a po podpisu se automaticky přepíšou do firemní databáze.

Druhým příkladem digitalizace v personální agendě je podepisování pracovněprávních dokumentů. Teprve nedávné zákonné úpravy umožnily ve většině případů se obejít bez papírových originálů, a tak se elektronické podpisy dokumentů rychle prosazují. Nejde jen o podpis, ale o celkovou správu dokumentů, jejich životního cyklu, dlouhodobé uložení a průkaznost toho, kdy, co a jak bylo podepsáno.

Co digitalizace v dalších vašich řešeních?

Od roku 1993 vyvíjíme na zakázku pro ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) a pro úřady práce informační systémy služeb zaměstnanosti a nepojistných sociálních dávek. I když celkový objem zakázek OKbase a dalších projektů roste, zůstává rozsáhlý informační systém Úřadu práce ČR pro naši společnost významným projektem. Na jaře roku 2022 se MPSV pustilo do rozsáhlé digitalizace všech svých agend s cílem je zjednodušit, ušetřit čas klientů a zvýšit efektivitu práce úředníků. My v této aktivitě hrajeme významnou roli. Hlavní částí v postupu digitalizace bylo vytvoření portálu JENDA pro plnou elektronizaci podávání a vyřizování žádostí o sociální dávky. V současnosti pracujeme na přepisu a úpravách agend v zaměstnanosti.

Co pro vás znamená NIS2?

Problematika kybernetické bezpečnosti je pro nás velmi důležitá. Podle zákona o kybernetické bezpečnosti jsme tzv. osobou povinnou a musíme plnit bezpečnostní požadavky odpovídající režimu vyšších povinností. Nová evropská směrnice NIS2 má za cíl zvýšit kybernetickou odolnost podniků i státních organizací. Novela zákona o kybernetické bezpečnosti přináší pro stovky nově regulovaných subjektů novou povinnost a vyžádá si s tím spojené investice do modernizace a zabezpečení digitální infrastruktury. Čím si budou procházet stovky nově regulovaných subjektů, to má již OKsystem mnoho let za sebou. Sedmiletou praktickou zkušenost „s běžným chodem firmy pod regulací“ jsme uplatnili při připomínkování návrhu nového zákona. Naše připomínky byly i díky Svazu průmyslu a dopravy, jehož jsme členem, ze strany NÚKIB reflektovány. Jako jedni z mála v ČR proto vyhlížíme nový zákon s pozitivním očekáváním. NIS2 a nový zákon nepřinese pro OKsystem nové povinnosti, naopak se díky revizi dosavadních ustanovení naše situace zjednoduší. Věříme, že bude mít pozitivní vliv i na naše zákazníky, protože naše systémy budou díky novým opatřením bezpečnější.

Vraťme se ještě ke kyberútokům. Jak na to jdete vy? 

Hrozbu útoků si moc dobře uvědomujeme. O bezpečnost našich interních i externích systémů se stará početné IT oddělení pod odborným vedením specialistů z oddělení bezpečnostní ředitelky. Jenom mně chodí téměř každý den nějaký e-mail, který chce získat přístupy do našich systémů, hesla nebo uskutečnit podezřelé platby. Myslíme na to i v rámci našeho školicího centra, kde nabízíme kurzy kybernetické bezpečnosti. Proškolili jsme každého zaměstnance na potenciální hrozby a plánujeme tato školení podle potřeb aktualizovat a opakovat.

Co je teď u vás ve firmě nového?

Před časem jsme udělali strategické rozhodnutí, že budeme prodávat naše softwarové produkty formou software jako služba, anglicky software as a service neboli SaaS. Klient neplatí licence a implementaci systému, ale jen jeho užívání formou měsíčního poplatku. Ten se u zákazníka účtuje do nákladů, není třeba systém vést jako dlouhodobý nehmotný majetek a odepisovat. Dáváme také klientovi možnost od smlouvy bez poplatků odstoupit. To se ale stává jen ve výjimečných případech, prakticky vždy jen proto, že je klient po fúzi či akvizici donucen svou matkou nasadit jiný systém. S našimi systémy jsou zákazníci spokojení, a to nás samozřejmě těší.

Děkuji vám za rozhovor!