Doba schválení jedné faktury se díky tomu u Jablotronu zkrátila z týdne na pár hodin. Součástí je i digitální archiv všech přijatých faktur, který splňuje zákonné podmínky pro archivaci daňových dokladů.
Sedm lidí schvalovalo jednu fakturu sedm pracovních dní
V Jablotronu mají digitalizaci v krvi. Proto v roce 2018 hledali řešení, jak vyřešit digitálně tisícovku přijatých faktur od dodavatelů. Faktury se kvůli ručnímu předávání zasekávaly, ztrácely a jejich schválení řešilo až sedm lidí po dobu sedmi pracovních dní.
„Oslovili jsme více dodavatelů, ale nejvíc nás zaujalo řešení iNVOiCE FLOW od GRiT, které bylo elegantní, intuitivní, ale hlavně v cloudu a dostupné odkudkoliv. Líbilo se nám, že zaměstnanci budou moci schvalovat faktury z mobilu a proces se kvůli výjezdům, home office nebo dovoleným nepotáhne,“ říká Daniel Špringl, CIO v Jablotron Alarms.
Až čtyřstupňové schvalování a rozúčtování dokladů na více schvalovatelů
V Jablotronu využívají několik e-mailových adres, do kterých jim chodí faktury. iNVOiCE FLOW si z nich faktury vezme a převede je do datové podoby. Pokud je v e-mailu spolu s fakturou i příloha k ní, iNVOiCE FLOW to rozpozná a přílohu k faktuře automaticky přiloží. Vytěžené údaje zkontroluje asistentka a doklad jedním klikem předá do schvalovacího procesu.
„Nejprve jsme zakládali pro každou firmu vlastní schránku v iNVOiCE FLOW, ale to se neukázalo jako praktické, protože jsme se museli do každé přihlašovat zvlášť. GRiT nám nabídl řešení, díky kterému se každá naše nově přidaná sesterská firma vytvoří jako podschránka Jablotron Alarms. Naše účetní tak nemusejí schraňovat více loginů a doklady pro více firem najdou na jednom místě,“ říká Špringl.
V Jablotronu mohou jeden doklad schvalovat až čtyři lidé. Na základě interních procesů tak mají v iNVOiCE FLOW nastavené vícestupňové schvalování podle předem definovaných pravidel. Využívají k tomu i modul, který umožňuje rozpadnutí faktury na řádky k následnému schválení různými odděleními.
I složité faktury od dopravců jsou schválené za pár hodin
Po zavedení iNVOiCE FLOW se v Jablotronu výrazně zkrátila průměrná doba schválení jedné faktury. Zatímco dříve faktury obíhaly firmou několik dní až týden, nyní projdou schvalovacím kolečkem za pár hodin.
„Časová úspora je nejviditelnější u faktur od přepravců, jako jsou Česká pošta nebo GLS. Tyto faktury bývají velmi členité a různé položky schvalují různá oddělení. V iNVOiCE FLOW jednoduše faktury rozpadneme a rozešleme schvalovatelům,“ popisuje Špringl.
iNVOiCE FLOW také v Jablotronu minimalizovalo chybovost při schvalovacím procesu. Dříve se faktury při fyzickém schvalování zasekávaly nebo ztrácely, dnes to v digitálním prostředí nehrozí. Zaměstnancům chodí notifikace o dokladech ke schválení do e-mailu a faktury jsou bezpečně uložené v cloudu po dobu, kterou ukládá zákon.
Do iNVOiCE FLOW pravidelně přibývají užitečné funkce
Na spolupráci s GRiT si v JABLOTRONU nejvíc váží komunikace, know-how a rychlé implementace nových funkcí či úprav těch dosavadních.
„V GRiT jsou vůči našim požadavkům vstřícní a zapracovávají je velmi rychle. Často také přijdeme s nápadem na funkci, která by se nám hodila, a konzultant nám řekne, že za pár týdnů vyjde v nové verzi. Oceňujeme, že v GRiT stále aktivně hledají možnosti, jak iNVOiCE FLOW vylepšovat,“ říká Špringl.
Přínosy projektu:
• Automatizace až čtyřstupňového schvalovacího procesu
• Rozúčtování faktury mezi různé schvalovatele
• Vytváření a schvalování objednávek na jednom místě
• 100 % přijatých faktur schvalují digitálně
