Kolikrát jste si již řekli nebo se zděsili – to je ale papírů a dokumentů! Kolikrát se vám již stalo, že pečlivě roztříděné a seřazené dokumenty se vám rozlétly po místnosti, když jste například otevřeli okno nebo přišel někdo z vašich pod(nad)řízených. Kolikrát jste konstatovali, že díky všem těm „papírům“ už není kam co dávat a nahlas jste přemýšleli co s tím. Člověk se zrovna nemusí nacházet na pozici CFO, aby s tím začal něco dělat. Jedna z velmi účinných možností je přejít na elektronickou fakturaci. Pojďme se na tento velmi zajímavý fenomén současnosti podívat detailněji.
Vymezení pojmů a mantinelů
Elektronická fakturace je plně automatizovaná bezpapírová výměna daňových dokladů mezi systémy dvou daňových subjektů. Nezbytnými prvky pro zavedení elektronické fakturace jsou legislativní, technický a obchodní rámec. Legislativně se elektronická fakturace v České republice řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č.199/1998 Sb., o dani z přidané hodnoty a dalšími souvisejícími zákony.
V říjnu 2008 byla podepsána Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Deklarace vyjadřuje společnou snahu a závazek jednotlivých výrobců ekonomických informačních systémů vybudovat společný standardní formát pro elektronickou fakturaci v rámci České republiky. Tento standard nese obchodní označení ISDOC(Information System Document). ISDOC sjednocuje dosud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný. Díky tomu je možné posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy včetně systémů používaných státem. Doklad ve formátu ISDOC je možné doplnit o elektronický podpis, kterým lze rychle ověřit platnost a původ dokladu.
Zákony a související vyhlášky byly v rámci Hospodářské komory České republiky začleněny do Desatera elektronické fakturace:
1. doklady musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu – (§28 odst. 2, zákon č.199/1998 Sb., o DPH),
2. je zajištěna doručitelnost (komunikace),
3. je zajištěna úschova dokladů po dobu 10 let,
4. platí nezměnitelnost obsahu (integrita),
5. má být zaručena věrohodnost původu (autenticita),
6. trvá se na převoditelnosti do čitelné podoby,
7. musí být připojen elektronický podpis nebo elektronická značka.
Pro EDI (Electronic Data Interchange) musí být zajištěna:
8. smluvní dohoda mezi partnery,
9. standardní formát dokladu,
10. data v počítačově čitelném formátu.
EDI je možno stručně definovat jako elektronickou výměnu dat (zpráv) mezi nezávislými subjekty, splňující především tyto požadavky:
1) integritu
- změna zprávy během přenosu bude odhalena,
- zpráva byla odeslána konkrétní osobou,
- zpráva přišla ve správném pořadí.
2) autentičnost
- určení osoby, která zprávu odeslala,
- neodmítnutí původu zprávy,
- neodmítnutí příjmu zprávy.
3) důvěrnost zprávy
- zajištění obsahu zprávy před nepovolanými osobami
4) připuštění v právním rámci
Metody, které byly použity, jsou v souladu s právním kodexem. V ČR dosud není vymezena konkrétní právní normou oblast elektronického obchodu. To vyžaduje, aby všechny zúčastněné strany o to pečlivěji smluvně vymezily vztahy mezi sebou navzájem.
Z hlediska nastavení obchodního vztahu mezi partnery je třeba uvážit následující opatření a doporučení:
* Rámcové obchodní podmínky – definovat elektronickou fakturaci jako vzájemně dohodnutý a odsouhlasený způsob výměny dokumentů podléhajících výkaznictví a finanční kontrole.
* Certifikát – elektronický podpis – definovat způsob jeho nasazení jako základní předpoklad pro přijetí a další zpracování jím opatřeného dokumentu.
* Potvrzovací zprávy – odsouhlasit si potřebné procesy ohledně potvrzovacích zpráv (APERAK, AUTACK, COMDIS).
* Společné řešení je tedy možné, ale vyžaduje přizpůsobení podmínkám jednotlivých zemí.
* Klasická EDI bezpapírová fakturace zdaleka nepokrývá všechny obchodní partnery a není tedy možná automatizace vystavování veškerých faktur.
Jak tedy na to?
Cestu představuje například realizace fakturace např. prostřednictvím obecně přijímaného formátu PDF dokumentů na ostatní partnery, což přináší hlavně následující výhody:
* lze se napojit na stávající EDI systém,
* nejsou kladeny žádné nebo minimální nároky na úpravu existujícího interface,
* je možné posílat žádané prakticky všem partnerům, kteří mají internet,
* nízké náklady na odeslanou zprávu,
* na straně obchodního partnera nulové investice pro příjem těchto dokumentů,
* možnost v budoucnu přejít na plnohodnotnou EDI komunikaci včetně všech výhod vyplývajících z automatizace obchodních procesů,
* zvyšuje se návratnost investice do systému bezpapírové fakturace,
* zlepšení platební morálky – v případě bezproblémové výměny elektronických dokladů v rámci jednoho obchodního případu až do finální likvidace faktury.
Už neplatí co za stara…
Řešení pro elektronickou fakturaci lze využívat pro obousměrnou komunikaci s obchodními partnery a zapojit dodavatele. Na straně dodavatelů může být implementováno jak standardní řešení pro elektronickou fakturaci, tak mohou být zapojeni i do další elektronické komunikace, jako je odesílání a příjem objednávek, dodacích listů apod.
Miloslav Severa, obchodní ředitel společnosti Editel, jedné ze společností poskytujících řešení pro elektronickou fakturaci, o problematice využití elektronické fakturace a dalších řešení s tím souvisejících v praxi říká:
„Elektronická fakturace, respektive elektronická výměna dokumentů v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů není inovací posledních let. Počátky jejího používání se datují do 70. let minulého století, kdy se tento způsob komunikace nejprve začal používat v retailu a automobilovém průmyslu, poté se rozšířil i do dalších průmyslových odvětví, logistiky a služeb. Co se ale rozhodně změnilo, je způsob jakým lze elektronickou výměnu dat využívat dnes. V souvislosti s rozvojem informačních a komunikačních technologií lze tyto služby využívat bez složitých softwarových implementací formou outsourcingu, šitého přesně na míru danému oboru či odvětví. Formáty pro výměnu dat vycházejí z celosvětově uznávaných standardů GS1 (EANCOM), což je zárukou inter-operability i na mezinárodních trzích. Tyto služby přinášejí podnikatelům zvýšení konkurenceschopnosti a díky automatizaci také úsporu režijních nákladů v kombinaci se zrychlením informačních toků v rámci společnosti a ve vztahu k okolí.“
A kde Miloslav Severa vidí hlavní výhody elektronické fakturace: „Myslím, že nejen z mého pohledu se především jedná o úsporu na poštovném, zlepšení cashflow, lepší kontrolu doručení, snížení nákladů na pořizování papírové dokumentace a na archivaci a úsporu rutinní lidské práce. V neposlední řadě představuje bonus také zvýšení bezpečnosti, snížení vzniku chyb a zrychlení řešení sporných situací a komunikace s obchodními partnery“.
Autor je korporátní finanční konzultant
