Aplikace bývají v cloudu poskytovány v zásadě dvěma způsoby: Buď formou vzdáleného přístupu ke klasické aplikaci běžící na serverech, nebo formou webové aplikace. HELIOS One představuje druhý případ – jde tedy o skutečně kompletně nový produkt dostupný prostřednictvím standardního webového rozhraní - z libovolného prohlížeče. My jsme jej pro vás otestovali.
HELIOS One míří především na živnostníky a malé firmy a můžete k němu přistupovat ve dvou rolích - jako podnikatel, nebo jako účetní. Podle toho je vám nabídnuta odpovídající množina funkcí, přičemž nechybějí prostředky pro vzájemnou komunikaci podnikatele a účetní.
Než se začneme věnovat samotné aplikaci, přidejme několik důležitých poznámek: Systém je poskytován za měsíční poplatek za uživatele, a to ve třech verzích: Free, která je zdarma, Profi za 299 Kč a Enterprise za 469 Kč. Verze Free je omezena 50 doklady měsíčně, pro účetní pak maximálně pěti účtovanými firmami. Kromě webového rozhraní je k dispozici rovněž mobilní aplikace, aktuálně pro zařízení s operačním systémem iOS, velmi brzy má být uvedena i verze pro Android. Rozhodování o využívání nového systému usnadňuje nejen možnost vyzkoušet si verzi Free, ale i funkční demo na stránkách produktu.
Začínáme s HELIOS One
Používání produktu začíná úvodní registrací, která je naštěstí velmi rychlá: Vyplníte svou e-mailovou adresu, zadáte heslo a vzápětí vám přijde e-mail potvrzující přijetí těchto údajů. S jeho použitím potvrdíte zájem o registraci a poté, co vám přijde další e-mail, potvrzující provedení registrace a nabízející základní tipy, jak s aplikací pracovat, se už můžete přihlásit.
Po prvním přihlášení vám systém nabídne formulář pro vyplnění informací o firmě. Vyplňovat ho ale nemusíte - a rovnou tak můžete přejít do svých agend. Snadno si tak systém můžete vyzkoušet bez toho, abyste se zatěžovali zadáváním podrobných údajů. Nicméně jste-li plátci DPH, doporučujeme alespoň ty základní vložit – bez nastavení, že jste plátci, se totiž v menu neukážou funkce s DPH související.
Protože budete nejspíš chtít vidět fungování systému jak z role podnikatele, tak účetního, nyní ještě nastane čas přidat z menu webové aplikace nového uživatele, kterému přidělíte opačnou roli, než jste zadali při registraci. Opět si chvíli počkáte na potvrzující e-mail a poté se i druhý uživatel může přihlásit.
Není snad třeba zdůrazňovat, že připojení se systémem je vždy šifrované. Dodejme, že systém jsme podrobně testovali v prohlížečích Google Chrome a v Internet Explorer 11, základní testy jsme provedli rovněž v Opeře a Firefoxu. Všude systém fungoval bez problémů. Naopak jsme netestovali mobilní aplikace.
Verze pro podnikatele
Pokud vstoupíte do systému HELIOS One v roli podnikatele, máte k dispozici jen velmi jednoduchou nabídku funkcí: Můžete pracovat s fakturami, máte k dispozici databázi obchodních partnerů a sekci Úkoly. Prostřednictvím mobilní aplikace pak můžete navíc posílat účetnímu i fotografie účetních dokumentů k zaúčtování – například pokladní stvrzenky nebo přijaté faktury. Výrobce podle svých zástupců pracuje i na možnosti posílání těchto dokumentů přímo z webové aplikace.
Praktickou vlastností HELIOS One je, že ihned po každém přihlášení do systému vidíte přehled základních informací o své firmě – objem finančních prostředků, očekávané příjmy, očekávané výdaje, situaci ohledně DPH nebo počet dokladů ke zpracování. Kliknutím na libovolnou z těchto položek získáte detailní informace ve formě grafu – třeba kolik faktur má splatnost v jakých termínech, případně je již po splatnosti – a jak dlouho.
Verze pro účetní
Přihlásíte-li se v roli účetního, můžete mít v první chvíli pocit, že před sebou máte běžný účetní software. K dispozici je pochopitelně práce s fakturami, objednávky, sklady, banky, pokladny nebo evidence majetku. HELIOS One aktuálně zvládne vést podvojné účetnictví, daňová evidence je v přípravě.
Na rozdíl od běžného off-line účetního systému má účetní v HELIOS One ihned přehled o každém dokladu, který klient v tomto systému vystaví, stejně jako o provedených změnách. Okamžitě vidět lze i doklady, které klient naskenoval a poslal prostřednictvím mobilní aplikace.
Pokud se týče možnosti exportů a importů dat, do Excelu lze exportovat (ve formě čistých dat) knihu vydaných faktur, knihu přijatých faktur, seznam produktů a seznam firem, v roli účetního pak i číselník skladů a stav i pohyby na skladech, uzávěrkové stavy a inventuru. Exportovat data lze i do vybraných ekonomických systémů HELIOS (Red, Wéčko).
Systém v kostce
Na rozhraní této aplikace je zjevné, že bylo navrhováno tak, aby využívalo možností webových technologií, ale současně bylo střídmé a funkční. Ovládací prvky jsou dostatečně velké na to, aby je bylo možno ovládat třeba i z prohlížeče v tabletu.
Výhody profesionálního cloudového ekonomického systému od spolehlivého dodavatele jsou zřejmé: Stálá dostupnost, možnost přistupovat k datům odkudkoli, snadná spolupráce více lidí, osvobození se od instalací aktualizací nebo od zálohování dat (HELIOS One podle výrobce automaticky zálohuje jednou denně). Není třeba se o nic starat, stačí se připojit.
Za nevýhodu může leckdo ještě stále považovat fakt, že data nemá dostatečně pod kontrolou, byť se ukazuje, že s rostoucím používáním cloudových služeb tyto obavy postupně mizí.
Systém HELIOS One je rozhodně zajímavým počinem a stojí za pozornost potenciálních uživatelů. Jak už bylo několikrát zmíněno, lze si jej snadno otestovat, a to buď prostřednictvím demo účtu, nebo verze Free.
Petr Mandík
