V debatách často zaznívá, že administrativních úkonů rok od roku přibývá. Letos je to například povinnost podávat kontrolní hlášení DPH. Jak jsou na tuto změnu připraveny ERP systémy?
Jediná možnost, jak podat kontrolní hlášení, je elektronickou formou. To je možné skrz podnikový software s aktuální legislativní verzí, datovou schránku nebo prostřednictvím aplikace EPO, kterou pro tento účel ještě nestačila ověřit praxe. Pokud většina podnikatelů podá kontrolní hlášení za pět minut dvanáct, hrozí, že systém zkolabuje. Za každou prodlevu je ale stejně pokutovaný plátce. Dalším minusem EPO aplikace je povinnost doručit na příslušný finanční úřad ještě e-tiskopis potvrzující odeslané podání. Vzhledem k tomu, že je nutné podávat kontrolní hlášení buď čtyřikrát, nebo dvanáctkrát do roka, je tato možnost velmi nekomfortní. I proto se jako nejvýhodnější řešení jeví ERP systémy. Musím zdůraznit, že ne všichni výrobci stihli nachystat své produkty na kontrolní hlášení. To se týká hlavně menších softwarových firem., které nemají dostatek kapacit pro vývoj nových funkčností. V QI jsou legislativní změny připravené vždy s nástupem roku, proto se včas postará o evidované doklady i se všemi náležitostmi pro kontrolní hlášení, které následně zkontroluje a připraví ho k podání na daňový portál. To vše automaticky, na pár kliků.
QI je český software. Dá se očekávat, že tuzemský produkt zvládne českou legislativu lépe než zahraniční?
To, že QI vyvíjí čeští IT odborníci, přímo ovlivňuje jeho schopnost reagovat pružně a včas na legislativní novinky. Schválí-li se novela náhle, což je spojeno hlavně s legislativou mezd, zahraniční výrobce bez pevné tuzemské základny na ni obvykle nereaguje ihned. Což je problém, který zákazníky bezprostředně ohrožuje. U zahraničních softwarů se také často objevují na první pohled banální, v konečném důsledku však zásadní problémy. Slyšeli jsme třeba o případu, kdy pole pro zadávání údajů nepojmulo potřebný počet znaků. Zahraniční výrobce totiž zohlednil jiná kritéria. Naopak tuzemský systém dokáže zajistit lokální specifika. Například QI je napojeno na databáze ISIR, ARES a Registr plátců DPH. Na Slovensku, kde v legislativních záležitostech přímo spolupracujeme s tamními odborníky, se soustředíme na databázi Finstat. Naši zákazníci si tak například mohou zapnout monitoring dodavatelů či odběratelů a kontrolovat potenciální obchodní riziko.
Není takové řešení finančně náročné?
Napojení na databáze vnímáme jako standardní funkci našeho produktu. Tomu odpovídá i cena. Zákazník neplatí žádné peníze navíc. Díky pevnému provázání je QI naplněno aktuálními daty z těchto databází, požadované informace lze získat jedním klikem.
Zahraniční softwary nabízejí možnosti, kterými české systémy buď nedisponují, nebo si je pomaleji osvojují. Jde například o podporu mezinárodních standardů nebo účtování v cizí měně. Nemusí mít firmy se zahraničním zastoupením či zákazníky z ciziny obavy z českých softwarů?
V našem oboru je důležitá flexibilita a schopnost rychlé adaptace na změny. Pokud výrobce tyto atributy uplatňuje, je pak možné zvolit i český software. Základním kritériem pro výběr by měla být schopnost účtovat podle zahraničních standardů. QI tuto agendu promítá do svých modulů.
Co vám v praktické rovině přináší ERP systém při řízení obchodních aktivit DC Conceptu?
Jako první bych zmínil provázanost všech informací. Mohu se podívat například na ekonomickou situaci firmy z globálního pohledu, zároveň se jednoduše dostanu i ke konkrétním detailům, například na jednotlivé doklady. To mi dovoluje okamžitě reagovat, pokud cítím možné riziko. Dále mi vyhovuje, že mohu efektivně řídit svůj tým. A nejsem sám. Vnímám potřebu našich zákazníků, hlavně v segmentu středních a velkých firem, pečlivě definovat zaměstnanecké role. Ty vedoucí pracovník strukturovaně zadává do systému. Každý uživatel má pak v rámci své agendy nadefinované procesy i úkoly, na jejichž základě vykonává činnost bez zbytečného vysvětlování a neefektivní komunikace. Výsledkem jsou minimalizované náklady za administrativní úkony a nezanedbatelná časová úspora.
Více informací o informačním systému QI zjistíte na www.qi.cz.
