Hlavním cílem business process managementu je zlepšení efektivity a produktivity
Business process management (BPM) je strategie nebo přístup, který firmy používají k identifikaci, automatizaci, řízení a optimalizaci svých obchodních procesů. Hlavním cílem je zvýšení efektivity a produktivity s využitím systematického přehledu a správy procesů.
Firmy by měly začít identifikací všech klíčových obchodních procesů. Následuje modelace a velmi zásadní automatizace opakujících se činností, protože jen pouze díky ní mohou být procesy rychlejší a spolehlivější. Následuje řízení procesů v reálném čase, kdy je na řadě sledování výkonnosti, monitorování stavu a zásahu v případě potřeby. Optimalizace se pak zaměřuje na neustálé zdokonalování a zjednodušování postupů.
Celý proces by měl vést ke zlepšení výsledků. Každá firma má trochu jiné cíle. Ale jde především o zvýšení produktivity, zlepšení kvality, snížení nákladů, zkrácení času trvání procesů nebo zlepšení spokojenosti zákazníků.
BPM přináší výhody vedoucí napříč celými strukturami firem
Možná přemýšlíte nad tím, jak by mohlo zavedení business process managementu pomoci vaší firmě. Je dobré si uvědomit, že BPM se dá využít napříč spektrem různých odvětví od HR, financí až po schvalovací procesy.
Využití vhodného nástroje dovoluje zaměstnancům jednoduše spolupracovat na jednotlivých úkolech, a výrazně tak zvýšit efektivitu jejich práce. Manažerům na druhé straně toto plnohodnotné workflow poskytuje detailní přehled o plnění zadaných úkolů a jejich vývoji kdykoliv a kdekoliv.
Každá firma totiž potřebuje mít ve svých agendách pořádek a efektivitu – díky business process managementu je jednoduché zpřehlednit interní agendu, digitalizovat schvalovací procesy, snížit chybovost a dobu prodlení nebo urychlit zpracování dokumentů. S BPM je navíc hračka sdílet informace a znalosti v týmu nebo mezi jednotlivými týmy.
Podle Jiřího Cmírala, obchodního ředitele Socos IT, spočívá význam BPM v možnosti dokonale „uklidit firmu“:
„Je třeba si uvědomit, že doba papírů a e-mailů je dávno pryč. Že jedině digitální doba dokáže zajistit dokonalý pořádek v řízení firmy. Business process management v konečném důsledku znamená zvýšení kvality práce, provozní efektivity a eliminaci plýtvání. A hlavně podporuje poskytování zákazníkům lepších produktů a služeb.“
Ukázka business process managementu v praxi
Představte si, že ve firmě máte 300 zaměstnanců, ale jen 10 % má přístup do ERP systému. Požadavky svých pracovníků proto řešíte stále papírovými žádankami nebo e-mailovou komunikací. Je jasné, že takový proces zabere spoustu času, který by bylo možné využít pro důležitější úkoly. S využitím BMP jako nástavby nad ERP systémem získáte procesní platformu (a dokumentový portál), která bude v rámci schvalovacích procesů fungovat digitálně a automatizovaně.
Business process management není jen pro velké korporace. I menší firmy mohou využít jeho výhody ke zlepšení svého provozu a dosažení konkurenční výhody.
Řešení DOCU-X od společnosti Socos IT fungovalo do poslední doby převážně jako systém pro správu dokumentů. S novou a vylepšenou verzí a grafickým designerem procesů se řešení DOCU-X DMS rozrostlo právě o business process management.
