Informační systém pro autosalony, prodejce v bazarech a prodejce strojů musí pokrývat celé spektrum potřeb a požadavků pro zajištění všech jejich procesů. Řešení je zpravidla pro každého zákazníka zcela unikátní a je doplněno tak, aby vyhovovalo např. požadavkům na propojení se systémy dodavatelů, pracovním postupům a existujícím procesům ve společnosti apod.
Podpora obchodu
Informační systém podpoří procesy v dané společnosti, přičemž důraz je kladen zejména na ty, které doprovázejí prodej nových vozů a strojů a prodeji v bazarech. Informační systém tyto procesy zautomatizuje.
Ing. Jakub Kaloč, finanční ředitel společnosti MATRIX a.s., k tomu říká: „Sledování vícero činností, on-line data pro vzdálená pracoviště, vyšší efektivita práce, sofistikované výstupy pro management – to vše jsou pro nás důležité benefity, které nám systém HELIOS přináší.“
Uživatel také jistě ocení přípravu základních dat pro tvorbu zpracování obchodního případu. Jedná se hlavně o ceníky modelů, ceníky výbav a například též o ceníky potahů. Dalším důležitým procesem je vazba na sklady doplňků a možnosti zadávání „neskladních“ doplňků.
Podnikový informační systém pochopitelně pomůže také zdejším pracovníkům s přípravou nabídek zákazníkům. Obchodní manažer přitom využije online zadávání základních údajů o zákaznících a jejich volitelný přenos do databáze zákazníků, což pro něj znamená velkou časovou úsporu. Neméně důležitá je i kalkulace ceny na základě "systémových" ceníků či tvorbu ceny v "kalkulátoru" výrobce vozu a její přenos do nabídky. Za zmínku bezpochyby stojí i evidence požadavku na zajištění leasingu, pojištění, registrace vozu apod.
Dalšími důležitou činností, kterou zaměstnancům dané společnosti, například autobazaru, informační systém usnadní, je příprava objednávky vozu. Zajistí přenos všech informací z "vybrané" nabídky, umožní přímé zadání všech informací o zákazníkovi a objednávaném voze a následně též zpětný přenos nebo přepis informací o stavu zakázky ze systému výrobce. Díky systému je možné též sledování průběhu zajišťování objednaného vozu a objednávání vozů na sklad. A to ještě není vše. Systém umožňuje i objednání kooperací či rezervaci doplňků. S jeho pomocí lze ovšem také realizovat správu smluv, ať už kupních, prodejních či komisních.
Výkup a prodej
Jednou z důležitých činností společností, které se zabývají bazarovým obchodem, je také výkup a prodej ojetých vozů, tedy příprava kupních či prodejních smluv.
I tyto aktivity podporuje informační systém - poskytne online vyhledávání či zadávání základních dat o zákazníkovi v databázi, evidenci dat o vykupovaném vozidle (stav vozidla, km, závady atd.), uvedení nákupní ceny či definici dalších smluvních podmínek a doúčtování ceny.
Stále oblíbenou a pro obchodníky výhodnou formou prodeje je komisní prodej. Je to forma distribuce zboží, které prodejci obvykle využívají především u menších výrobců. Jeho součástí je i příprava "Komisní smlouvy", k níž patří online vyhledávání či zadávání základních dat o zákazníkovi v databázi - zadávání dat o vozidle (stav vozidla, km, závady atd.), uvedení ceny dle dohody s majitelem vozidla a evidence časového období pro zprostředkování služby – případné doúčtování ceny. Dále sem patří i definice dalších smluvních podmínek.
Sklady a logistika
Bez těchto dvou věcí se rozhodně neobejde žádná obchodní firma. Řešení je pro každého zákazníka zcela unikátní a vychází ze specifických potřeb konkrétní společnosti. Vždy je nastaveno a případně doplněno tak, aby vyhovovalo např. požadavkům na propojení se systémy dodavatelů, pracovním postupům a existujícím procesům ve skladu, apod.
Patří sem nejprve příjem vozu na sklad, který v systému zahrnuje přenos všech informací z objednávky, zadání jednotlivých složek ceny v nákupních cenách, příp. prodejních cenách. Dále možnost zadání slevy od dodavatele, zadání nebo kontrolu VINu a konečně naskladnění vozidla na sklad nových vozů.
Informační systém řeší také správu vozidel. Jeho prostřednictvím můžete provádět evidenci o reálném technickém stavu a parametrech vozidla (definice značky, barvy, data výroby, informace o repasi vozu atd.). A nabízí též možnost propojení se skladovým hospodářstvím (příjem a výdej na sklad).
Specializované řešení HELIOS Green autoSKLAD navíc pokrývá jak činnosti potřebné při prodeji náhradních dílů koncovému zákazníkovi, tak i zajišťování náhradních dílů na běžné i garanční (záruční) zakázky. Konkrétně jsou to například správa zákazníků - sběr marketingových údajů o zákaznících, možnost zaznamenání informací o "kvalitě" zákazníka či systém slev ve vazbě na historii obchodování se zákazníkem. Patří sem i objednávání náhradních dílů se specifickou vazbou na dodavatelské řetězce výrobců náhradních dílů a mnohé další agendy.
Ekonomika a finance
Prodej vozu bývá ukončen předáním vozu zákazníkovi a fakturací. S tím jsou spojeny mnohé další činnosti, které lze pohodlně, rychle a efektivně provádět prostřednictvím informačního systému. Například online kalkulace stávající prodejní ceny vozu, při níž máte možnost zadávání slev zvlášť na dodaný vůz a zvlášť na doplňky, přičemž lze zadávat položkové i globální dodatečných slev.
Systém nabízí možnost výběru „formy" fakturace jednotlivých položek, dále možnost tzv.: Blokace vozu proti dalším změnám, dále umožňuje zahrnutí "kooperací" do ceny zakázky a t. zv."položkovou" fakturaci.
Samozřejmostí je zpětné zahrnutí dodatečných nákladů do již vyfakturované zakázky a v neposlední řadě i správa smluv – kam spadá i evidence kupních, prodejních a komisních smluv (průběh prodeje, ukončení smlouvy).
Od repase k marketingu
Informační systém přináší možnost přímého zadání požadovaných prací a dílů na zakázku, stejně jako vytvoření servisní zakázky na repasi, či servisní zakázky na montáž doplňků. Důležité je i "odmontování dodaných doplňků" a jejich naskladnění na sklad.
Pro účely marketingu lze s úspěchem využít modul CRM, jehož prostřednictvím je realizována správa zákazníků. Zajistí vám sběr marketingových údajů o zákaznících a přináší i možnost zaznamenání informací o "kvalitě" zákazníka. Užitečným nástrojem je také on-line vazba na moduly oblasti CRM (vazba prodeje a následného servisu).
Vyhodnocování
Dalším přínosem informačního systému pro obor automobilového průmyslu je i tzv. „manažerský informační systém (MIS)“, který zabezpečuje kompletní výstupy pro řízení firmy v oblastech nákupu, prodeje, výroby a financi.
V oblasti zakázek pak jsou vyhodnocovány ekonomické parametry dosahované na jednotlivých zakázkách, jednotlivé činností a prodejců, aktualizace normohodin na základě skutečnosti a propojení zakázky na pracovníka (mzdy, prémie, bonusy apod.).
Ing. Jan David, manažer řízení projektů a ICT spoelčnosti Phoenix Zeppelin, spol. s r..o. shrnuje přínosy informačního systému takto: "HELIOS Green nám umožňuje získat komplexní informace nutné pro efektivní provoz a řízení společnosti."
Jak vám informační systém pomůže zefektivnit řízení firmy, se můžete podívat na videu.
