Původní článek Ireny Prášilové lze nalézt zde
Je jisté, že pohled CFO musí hrát při výběru nového podnikového informačního systému (ERP) důležitou roli. Nelze však jednoznačně tvrdit, že by to měl být on, kdo bude mít při konečném rozhodnutí hlavní slovo. ERP je systém, který zásadním způsobem ovlivňuje celou firmu, a zpravidla platí, že čím je firma rozsáhlejší, tím důležitější je při výběru ERP zohlednit potřeby celé společnosti.
Zatímco finanční ředitel CFO posuzuje výběr správného systému z pohledu funkčního a z pohledu návratnosti investice, CIO formuluje své požadavky z pohledu kompatibility s celkovou strategií ICT. Na základě zaměření firmy pak lze určit další členy vedení, kteří by měli mít možnost do výběru ERP výrazně zasáhnout. Ve výrobních firmách by to měl být například ředitel výroby. Úspěšný výběr ERP se do velké míry stává testem týmového ducha nejvyššího vedení společnosti. Pokud ovšem taková spolupráce nefunguje, svědčí to často spíše o nedostatcích ve firemní kultuře dané společnosti než o čemkoliv jiném.
Kdože je to pravou rukou majitele?
Není tedy možné jednoznačně tvrdit, že rozhodující slovo by měl mít CFO. Pokud má být mezi manažery někdo, kdo by měl při výběru vyřknout finální verdikt, není tolik důležitá jeho konkrétní funkce, jako spíše velmi dobré porozumění celému obchodnímu modelu firmy. Mělo by se tedy jednat o osobu, která má perfektní přehled o potřebách společnosti, jejích procesech a umí velmi dobře naslouchat potřebám ostatních oddělení. Nároky na osobu, která by měla mít hlavní slovo, ukazují, že podstatné jsou více osobní kvality pověřeného jedince než přesné vymezení pozice, kterou má zastávat.
Ze své osobní zkušenosti znám samozřejmě řadu firem, kde hlavní rozhodnutí závisí na CFO a pro společnost může být takové uspořádání správné. Často však hlavní slovo nemá ani CFO, ani CIO. Určitou zákonitost v tom, kdo rozhoduje o nákupu ERP, lze spíše odvodit od velikosti firmy a od formy vlastnictví společnosti.
V malých firmách zhruba do padesáti zaměstnanců často záleží rozhodnutí na hlavní účetní jako pravé ruce majitele firmy. Tato situace je určitou analogií s postavením CFO ve velkých firmách. U takto malých firem se však dá úspěšně pochybovat o tom, zda si kupují opravdové ERP nebo spíše účetní software s nějakou tou funkcí navíc.
Neživíš, tak nepřepínej
Jinak ovšem vypadá situace ve středních a větších firmách, kde vlastník zároveň stále působí ve vedení firmy. Rozhodující osobou při výběru ERP je tak obvykle majitel. Důvod je jednoduchý, je to většinou právě on, kdo má dobrou představu o tom, co má firmě ERP přinést. Záleží jen na jeho stylu řízení a rozhodování, s kým vším takový výběr konzultuje.
Ve společnostech, kde je majitel (nejčastěji akcionář) vzdálený od vedení firmy, často rozhoduje někdo z trojice CFO, CIO nebo CEO. A to podle svých schopností, ambicí a důvěry, která mu je dána například od dozorčí rady. Takové firmy mohou z podstaty majetkové formy někdy trpět určitou „systémovou vadou“ a skutečně tak může nastat situace, kdy osoba z vedení rozhodne o zavedení nového ERP spíše z potřeby koupit si „novou hračku“ než dodat firmě tolik potřebný moderní informační systém.
ERP je totiž jako osobní vůz...
Vnímat nové ERP jako nadbytečný krok by však bylo mylné. Informační systém zastarává a jeho výměna za nový může společnosti mnohdy dodat potřebný impuls k dalšímu rozvoji.
Důvodů pro výměnu ERP existuje celá řada, často může jít například o potřebu lepší informovanosti o hospodaření celé firmy, transparentnější organizaci práce či získání konkurenční výhody na trhu. V současné době je ale hlavním důvodem často takzvané „morální zastarání“ celého softwaru. ERP je totiž jako osobní vůz; můžete ho sice efektivně používat i dlouhé roky po zakoupení, od určité doby však dosáhnou náklady na jeho údržbu takové výše, že budou jednoduše neekonomické. Každý kvalitní výrobce ERP svůj produkt neustále vylepšuje a v rámci ročního udržovacího poplatku poskytuje svým zákazníkům nové funkce, čímž morální stárnutí softwaru oddaluje. Technologie v IT se však leckdy vyvíjejí doslova revolučně a některé novinky dovedou pohřbít i tradiční a osvědčené produkty, které dokázaly skvěle sloužit po mnoho let. V současné chvíli se nacházíme v situaci, kdy rozvoj internetu a s ním spojený boom řešení založených na cloud computingu odsouvá řadu tradičních ERP na vedlejší kolej. Požadavky uživatelů na přístup k ERP z tabletů, chytrých telefonů a dalších mobilních zařízení konstantně rostou a bez zásadní změny technologie, na které ERP většinou stojí, nebude možné požadavky zákazníků v této oblasti plnit. Jestli existuje učebnicový příklad situace, kdy by měl CIO zcela oprávněně žádat změnu ERP, jde o právě tuto.
Rozhovor se Stanislavem Sýkorou přinášíme zde
